SwissSalary FAQ

Un résumé des questions les plus fréquemment posées dans Support

Nous essayons toujours de préparer pour vous les sujets d'actualité et les demandes de soutien récurrentes sur cette plateforme.

Aucune réponse trouvée ? Veuillez contacter notre équipe de support...


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Lundi - Vendredi 08h30 - 12h00 | 13h30 - 17h00
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13ème salaire

Veuillez noter que le calcul du 13ème salaire porte toujours sur l’année en cours. Si vous devez procéder à des corrections pour une année antérieure, n’utilisez pas ce genre de salaire à cette fin, sinon le montant sera inclus dans le calcul du 13ème salaire de l’année actuelle. 
Généralement on ne corrige pas le montant de la provision individuellement, pour chaque collaborateur. La différence est donc directement inscrite dans la comptabilité financière. 

Si vous souhaitez effectuer un traitement dans SwissSalary, les différences peuvent être reportées et traitées manuellement pour le genre de salaire Provision du 13ème salaire. Servez-vous alors du rapport 'Liste des genres de salaire A4(vertical)' et exportez les deux genres de salaire (1600 et 1610 par défaut) à l’aide d’Excel. Ajoutez une colonne 'Différence' au document Excel et calculez le montant requis.
Vous pouvez importer la différence via Excel sur le genre de salaire Provision, dans le Rapport d'activité correspondant et rectifier ainsi le montant à l’aide du traitement de salaire (définitif ou supplémentaire).
Vous pouvez activer ou désactiver ces données dans les "droits d'absences", rubrique 13ème salaire - imprimer le taux et le nombre du 13ème salaire.
  • Est-ce que cela concerne toutes les personnes ou seulement une personne? Si cela concerne toutes les personnes, veuillez vérifier les paramétrages au moment d’exécuter le calcul, puis les assujettissements sur les genres de salaire.
  • Un changement de code salaire a-t-il été opéré en cours d’année pour un employé? Un changement de salaire horaire en salaire mensuel ou inversement a-t-il été traité avec un départ ou une rentrée? Les deux dates sont-elles visibles dans la liste des traitements de salaire?
  • Tous les rapports d’activité qui peuvent influer sur le calcul de la part du 13ème/14ème salaire doivent être saisis avant de déterminer le calcul du 13ème/14ème salaire.
  • Les genres de salaire (GS Paiement du 13ème salaire | GS Provision du 13ème salaire) ont été incorrectement paramétrés dans les Données de base salaires (Base).
  • Pour les genres de salaire qui doivent être pris en compte dans le calcul du 13ème salaire, l’assujettissement correspondant n’a pas été enregistré.
  • Le droit au 13èem salaire n’a pas été correctement paramétré pour les droits d'absences enregistrés sur la fiche employé.
SwissSalary prend en charge le calcul et le paiement du 13ème salaire dans le rapport d’activité. Il existe 6 types et périodes différents à prendre en considération.
Vous trouverez la description détaillée de cette procédure dans notre manuel sous le lien suivant: 'Calcul et versement du 13ème salaire'

Travaux de fin d'année

Chez les collaborateurs dont le taux d’occupation est inférieur à 100 % pour le mois de décembre, le taux est automatiquement imprimé sur le certificat de salaire, conformément aux directives swissdec. Des ajouts manuels peuvent éventuellement être effectués via les deux champs réservés aux remarques.

Avec la mise à jour SwissSalary 5060.000, une amélioration a été apportée. Le texte prédéfini est imprimé quand le taux d’occupation calculé dans le traitement de salaire déterminant est supérieur à 0 %, mais inférieur à 100 %. À l’avenir, le texte n’apparaîtra donc plus chez les personnes dont le taux d’occupation enregistré sur la fiche du personnel est égal à 0 %.
Vous trouverez ce texte sur la fiche employé correspondante, sous la rubrique 'Certificat de salaire'
Affichez les deux colonnes 'Texte de commentaires et Texte de commentaires 2' dans la liste des traitements de salaire. Si dans le traitement de salaire déterminant (décembre ou mois de départ) un texte est déjà inscrit dans l’une de ces colonnes, le nouveau texte écrasera le texte existant. Si les colonnes sont vides, le texte désiré peut être saisi directement dans ces champs.
Les dates d’entrée et de départ peuvent être ajustées sur la liste des traitements de salaire (Modifier la liste) elle-même (en-tête Traitement de salaire dans le tableau).
Vérifiez les domaines d’assurance respectifs dans les Données de base salaires. Le même genre de salaire a-t-il été affecté à différents codes de personne sur plusieurs lignes pour le genre de salaire Base ou le genre de salaire Salaire? Si c’est le cas, adressez-vous directement à notre assistance ou à votre partenaire Dynamics 365 pour connaître la marche à suivre. 
Cela signifie que le serveur du destinataire final (assureur ou office de l’impôt à la source) ne répond pas.
Veuillez réessayer et effectuez votre transmission ELM ultérieurement.
Si vous constatez que des genres de salaire ont été configurés avec des assujettissements incorrects, il faut impérativement les corriger avant de procéder au traitement de salaire suivant. 

Procédure: copier l’écriture rectifiée avec le genre de salaire actuel incorrectement configuré doté du signe contraire /genre de salaire, enregistrer correctement les assujettissements et reporter, décompter et comptabiliser à nouveau le montant précédemment comptabilisé. 

Les deux écritures peuvent se compenser dans le même traitement de salaire. 
Vous trouverez toutes les évaluations que vous devez envoyer aux différents assureurs sociaux et/ou privés sous 'Déclaration de salaire - États'.

La plupart de ces évaluations peuvent être envoyées via ELM. Celles-ci sont listées dans notre manuel sous le lien suivant:  'Clôturer l'année 2023 / 2024'

L’ultime traitement de salaire est le dernier traitement de salaire à exécuter dans l’année.
Vous trouverez une description détaillée à ce sujet dans notre manuel sous le lien suivant:  'Clôturer l'année 2023 / 2024'
Si vous souhaitez verser l’indemnité de congé cumulée par date butoir, la fonction Paiement de l’indemnité de congé est disponible dans le Rapport d'activité. Vous trouverez une description détaillée dans notre manuel sous le lien suivant:  'Clôturer l'année 2023 / 2024'
Vous trouverez le rapport 'Clôturer les soldes' via le centre de rôle, dans Administration.
Si vous exécutez la saisie du temps de travail dans SwissSalary, les valeurs horaires peuvent être clôturées séparément à l’aide de Clôturer les soldes et remises à 0. 
Avec ce traitement de salaire, seuls les soldes de période sont clôturés: par conséquent, aucune donnée n’est transférée à la comptabilité financière. 

Nous vous recommandons de clôturer les soldes des heures de travail, des heures dûes et des heures effectives (calendrier de travail) en fin d’année afin que ces soldes soient remis à zéro au 1er janvier de l’année suivante.
 
Si les soldes de congé, heures supplémentaires et horaires flexibles etc. de vos collaborateurs viennent à échéance le 31.12., vous pouvez également clôturer ces soldes (rarement utilisé). Bien entendu, tous les critères de filtrage restent également à votre disposition (par ex.: uniquement certains collaborateurs, uniquement le groupe décompte 'SM' etc.). Si des soldes négatifs doivent être supprimés, ce processus permet aussi d’avoir recours à une réalisation automatisée.

Depuis la mise à jour 5058.000, des soldes d’heures aussi bien positifs que négatifs peuvent être clôturés. Vous pouvez également définir une limite positive de manière à ce que seules les valeurs dépassant cette limite soient réduites. La valeur définie comme limite reste alors un solde horaire positif pour les collaborateurs qui conservent un solde. Sans limite, les soldes horaires sont remis à 0. 

Vous trouverez une description détaillée dans notre manuel sous le lien suivant:  'Clôturer l'année 2023/2024' 

Il y a deux situations de départ dont il faut tenir compte:

  • Si les certificats de salaire sont encore établis avec Swissdec 4.0, le texte ne doit pas être corrigé. La mention du paiement d'au moins 0,8% suffit et est acceptée par les administrations fiscales.
  • Si vous souhaitez adapter le texte, il est nécessaire d'installer la dernière mise à jour SwissSalary (actuellement 5060.001) et d'adapter la version de ELM Paramètres de 4.0 à 5.0 dans les Données de base salaires (Paramètres Swissdec).
Si vous établissez le certificat de salaire selon Swissdec 5.0, le texte adapté est imprimé comme indiqué par Swissdec. 

Après l'activation de la fonction "Déduction part privée voiture de service" sur la fiche employé, seule la phrase "La part privée est payée par le collaborateur" apparaîtra désormais dans le certificat de salaire, dans la remarque correspondante. Un pourcentage n'est plus imprimé.
S'agit-il de frais forfaitaires et existe-t-il un règlement des frais approuvé? Si oui, seuls les frais forfaitaires peuvent être déclarés sur le certificat de salaire. Les autres frais doivent être supprimés et ne peuvent pas être imprimés sur le certificat de salaire. Vous trouverez également les instructions correspondantes dans le guide pour remplir le certificat de salaire de l'AFC au chiffre marginal 54.
Complément décembre 2022: Les directives Swissdec, chapitre 8.2.3.3, prévoient:
Cas particulier du chômage partiel:
Les indemnités RHT sont indiquées avec ELM au chiffre 1 et nécessitent la remarque suivante: 'Indemnité en cas de réduction de l'horaire de travail au chiffre 1.
Avec cette méthode, il n'est pas nécessaire d'indiquer le montant sous le chiffre 7.

Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans notre FAQ Chômage partiel (archives).
Le profil ELM contient toutes les informations de base nécessaires pour l'assurance-accidents (LAA), l'assurance-accidents complémentaire (LAAC), l'assurance d'indemnités journalières en cas de maladie (IJM) et la prévoyance professionnelle (LPP), afin que votre entreprise puisse être correctement identifiée lors de la transmission ELM. Le profil ELM peut être demandé auprès de la compagnie d'assurance concernée. Vous trouverez des informations supplémentaires ici:  Swissdec-profil-dassurance

Travaux de début d'année

Non, pour les clients sur site ou qui utilisent le Cloud, il faut lancer la mise à jour. SwissSalary ne procèdera pas à cette opération, mais vous assistera volontiers. Contactez directement notre assistance.
Non, pour les clients sur site ou qui utilisent le Cloud, il faut emmagasiner les ensembles de données actualisés. SwissSalary n’exécutera pas cette opération, mais peut volontiers vous assister. Adressez-vous directement à notre assistance.
Oui, depuis la réforme de 'impôt à la source 2021, les tarifs doivent être actualisés chaque année.
Vous trouverez les modifications concernant les allocations familiales sous le lien ci-dessous:  CFC Publications


Si des ajustements ont été effectués, le rapport «Adapter allocations familiales» doit être démarré via Organisation, onglet Actions. Activez uniquement les rubriques cochées: «Comptabiliser» et «Uniquement les employés actifs». Les nouveaux taux enregistrés dans les Données de base salaires seront ainsi écrasés pour tous les collaborateurs actifs et pour tous les enfants. REMARQUE: Si vous avez procédé manuellement à un ajustement des taux pour certains collaborateurs (par exemple en raison d’une allocation différentielle due à une compensation intercantonale), ces modifications doivent être resaisies manuellement. Le rapport qui affiche les modifications peut vous aider. Sauvegardez-le aussitôt après l’exécution car il ne peut être traité une nouvelle fois.

Important:
Le rapport "Adapter allocations familiales de 20xx", qui mettrait automatiquement les allocations pour enfant à jour via tous les mandants, n’a pas été livré pour l’année 2023. Veuillez ne pas exécuter ce rapport.
Non, pour les clients sur site ou qui utilisent le Cloud, il faut saisir les ensembles de données actualisés.

Demandez aux compagnies d’assurances respectives de vous communiquer le profil ELM.

Sans le profil ELM, nous ne pouvons pas vous aider à paramétrer les données.

Les données reçues sont enregistrées dans les Données de base salaires, dans le  paramétrage de domaine respective.

Veuillez consulter les liens ci-dessous:


IMPORTANT: Les modifications concernant les caisses de compensation et les compagnies d’assurance doivent être saisies par date d’entrée en vigueur du contrat et le contrat requis doit être sélectionné. Au moment d’effectuer le décompte salaire, les domaines ainsi que le code de contrat sont stockés dans les postes salaire en tant que ‘domaines d’origine’ et ‘Code des domaines d’origine’. Cela est nécessaire afin que la déclaration puisse être effectuée au bon endroit. Si le nouvel assureur ne figure pas dans la liste des options sélectionnables au moment d’effectuer la déclaration de salaire, il ne pourra être saisi qu’après le dernier traitement de salaire exécuté. Une fois les postes salaire traités avec l’assurance correctement attribuée, la compagnie d’assurance concernée fait partie de la sélection. Si un changement de compagnie d’assurance prend place seulement après coup, il est possible que le total des salaires ne soit pas transmis aux assureurs compétents. Si des informations connexes doivent être complétées sur les postes salaire comptabilisés, adressez-vous à notre assistance ou à votre partenaire Dynamics 365. 
Procédez aux modifications des nouvelles déductions-employés en pourcentage et des provisions-employeurs ainsi qu’aux ajustements des salaires minima/maxima seulement après avoir comptabilisé le dernier traitement de salaire de décembre 2022, mais IMPÉRATIVEMENT avant le premier traitement de salaire 2023!

!! Cloud SwissSalary 365: Veuillez noter que vous devez vous-même ajuster tous les montants, y compris les plafonds. De même, vous devez vous-même emmagasiner les tarifs de retenue à la source. 

IMPORTANT: Vérifiez que pour chaque assurance, vos propres types de salaire Base, Salaire et Non assujetti sont utilisés. Si des genres de salaire sont utilisés plusieurs fois, aucun rapport correct ne peut être créé en fin d’année. De plus, cela peut engendrer des calculs de seuils/plafonds erronés selon la configuration en place.  

Vous trouverez une description détaillée de la procédure à suivre dans notre manuel sous le lien suivant:'Clôturer l'année 2022 | 2023'

Vous pouvez copier un calendrier de travail déjà créé et l’adapter aux groupes de travail suivants.
Nous recommandons pour cela d’ouvrir le premier calendrier de travail incluant les jours fériés et de le copier (à condition que les heures obligatoires soient identiques) pour les autres groupes de travail. Les jours fériés cantonaux divergents peuvent ensuite être complétés manuellement dans chaque groupe de travail.
Dès que les jours fériés de la nouvelle année sont connus, les deux tâches peuvent immédiatement être exécutées.
Vous trouverez les instructions à suivre dans notre manuel sous le lien suivant:  'Clôturer l'année 2022/2023'

STATISTIQUE

L'enquête suisse sur la structure des salaires (ESS) fournit des informations détaillées sur le niveau et la structure des salaires en Suisse. L'ESS est une source d'information importante pour les entreprises, les partenaires sociaux et le public. Ses résultats sont utilisés, par exemple, dans les négociations salariales, dans le suivi de l'accord sur la libre circulation des personnes, dans le domaine du coût du travail ou dans les questions concernant l'égalité de rémunération entre les femmes et les hommes. La déclaration n'est possible et obligatoire que pour les entreprises qui ont été sélectionnées par lettre de l'Office fédéral de la statistique. Toutes les autres entreprises ne peuvent pas présenter d'ESS.
Si l'on transmet avec Swissdec 4.0, le délai pour la remise est le 31 mars 2023, si l'on transmet avec Swissdec 5.0, on le fera mensuellement.
La transmission avec Swissdec 5.0 présuppose la version la plus récente du SwissSalary (au moins 5060.002).
Il s'agit principalement des quatre champs suivants dans l'onglet "Statistiques" de l'"Enquête sur la structure des salaires ESS":
  • Contrat de travail (laissez vide)
  • Contrat de travail
  • Formation: Veuillez noter que les deux options les plus récentes "Formation professionnelle supérieure Master" et "Formation professionnelle supérieure Bachelor" ne sont autorisées que pour la transmission avec Swissdec 5.0.
  • Position professionnelle
  • "Type de temps de travail: pour les déclarations avec Swissdec 5.0, ce champ doit être géré. Le salaire mensuel et le salaire horaire sont en principe considérés comme "Réguliers", seuls les engagements très irréguliers sont déclarés comme "Irréguliers"."


Les champs suivants doivent également être vérifiés:
  • Numéro d'assurance sociale
  • Fonction
  • Code LPP: vérifier les non-assurés ( apprentis/ retraités/ autres non-assurés LPP)
Dans l'onglet "Bases soumises", l'attribution des genres salaires se fait dans le champ "Enquête structure de salaire ESS". Nous renvoyons ici à la base de données modèles des genres de salaires  Swissdec 5.0. A partir de la version Swissdec 5.0, le choix:  Z-achat LPP n'existe plus.
Le lieu de travail: "N° REE" et la "période de travail hebdomadaire" par ex. 42.00
Donnée de base salaire: registre "Général" N° UID-OFS en format CHE-000.000.000
Droit d'absence: Nombre de jours de vacances
Il est important qu'aucune affectation ne soit faite à l'ESS pour les rubriques 1180 "Réduction Horaire travail" et 2930 "Sal. Réd. De l'horaire de trav. SH corr."
Cette option existe, mais ne doit être utilisée que dans des cas exceptionnels. Pour le faire, définissez le champ "contrat de travail" sur la fiche de l'employé dans l'onglet "Statistiques" sur "temporaire".
Les collaborateurs temporaires ne sont pas pris en compte dans la ESS. Sur la fiche employé, dans l'onglet "Statistiques", réglez le champ "Rapport de travail" sur "temporaire". La transmission des personnes en location de services est effectuée par l'entreprise qui place les personnes. Les entreprises locataires de services excluent donc ces personnes via Rapport de travail "temporaire".
  • Le taux d'occupation
  • les heures effectives
  • les leçons donnés
  • Salaire de base: Salaire brut statistique
  • Salaire de base: Cotisations obligatoires des assurances sociales
  • Salaire de base: Allocations
  • Salaire de base: Allocations familiales
  • Salaire de base: Cotisation LPP ordinaire
  • Taux d'activité individuelle convenue
  • Heures hebdomadaire individuelle convenue (Heures ou leçons)
  • Durée d'emploi dans l'année d'enquête
  • Salaire de base: Heures supplémentaire de l'année
  • Salaire de base: 13ème salaire de l'année
  • Salaire de base: Prestations non périodique et indemnité des membres de l'administration de l'année
  • Salaire de base: Autre prestations salariales accessoires ou droits de participation
  • Salaire de base: Prestations en capital avec caractère de prévoyance de l'année
  • Salaire de base: Autres prestations prisen en charge par l'employeur de l'année
  • Salaire de base: Cotisations LPP ordinaire de l'année
  • Formation de l'employé
  • Position professionnelle de l'employé
  • Genre de contrat
  • Profession exercée dans l'entreprise
Il n'y a pas de rapport pour vérifier les données. Nous vous recommandons d'afficher les champs les plus importants dans la liste du personnel et de les contrôler. En outre, il est important que les genres salaires soient correctement attribuées. Pour cela, nous recommandons d'utiliser le modèle des genres salaires des directives Swissdec 4.0, resp. 5.0 colonne "Année statistique".
Comme pour les autres déclarations (AVS/CAF ou impôt à la source, etc.) via "Déclarer le salaire", sous Statistique. Il est important que la ESS ne soit pas effectuée en même temps que d'autres déclarations. Veuillez indiquer le 31.12.20xx comme période de déclaration si la transmission se fait avec Swissdec 4.0. Par contre, si la transmission se fait avec Swissdec 5.0, les déclarations doivent être transmises mensuellement a partir de janvier 2023.
Le retour de l'Office fédéral de la statistique sont généralement très détaillés. Une liste des codes d'erreur est fournie par l'OFS.

Si vous avez des questions, veuillez contacter votre partner Dynamics ou le Support de SwissSalary. Si le rapport a pu être soumis et qu'une réponse de l'OFS est déjà disponible, veuillez nous envoyer la réponse par e-mail au moment de la demande.

Pour plus d'informations, veuillez consulter l'OFS:

ELM: La norme suisse en matière de salaire

Ou bien vous écrivez directement à l'adresse de contact pour toute question concernant ELM version 5:

elm@bfs.ch

Oui, les entreprises peuvent déjà déclarer le mois de janvier 2023 par SwissSalary avec la version 5.0, même si l'année 2022 n'a pas encore été déclarée par le système précédent.
La déclaration statistique peut maintenant être transmis immédiatement après le traitement de salaire effectué.
En mars / juin / septembre / décembre, les données STATEM (statistique de l'emploi) sont collectées dans le cadre de la déclaration des salaires.
Cela a pour conséquence qu'après la déclaration des statistiques, le statut "Dialogue en cours" apparaît dans le carreau "Autorisation en cours". Pour le traitement, cliquez en haut dans la barre bleue sur la notification et ensuite sur "Afficher la liste ELM dialogue".

Dans "Dialogues avec l'assureur", sélectionner "Gérer - Modifier" et répondre aux questions sur le formulaire "Questions qualitatives de la STATEM". Ensuite, la réponse peut être envoyée (en haut à gauche).

Le délai entre la notification et la réponse aux questions est limité, c'est pourquoi il est préférable de traiter immédiatement la notification de dialogue, sinon les données d'accès ne sont plus valables et la réponse ne peut pas être traitée avec succès. 

La transmission avec Swissdec 5.0 présuppose la version la plus récente du SwissSalary (au moins 5060.002).

SwissSalary général

"Si le Verrouillage d'extourne est activé dans les Données de base salaires, onglet Général, l'exécution du fichier ISO déplace le traitement de salaire dans ""pas validé"".
Si ce dernier doit tout de même être annulé, il faut sélectionner le salaire concerné dans la vue des salaires pas validé et choisir ""Réinitialiser le blocage d'annulation"" sous Actions. Ce traitement de salaire disparaît alors de la liste des traitement de salaire pas validé et réapparaît dans ""ouvert"". Là, il peut être annulé comme d'habitude par ""Actions"", ""Annuler traitement de salaire"". Veuillez effectuer cette opération uniquement si aucun paiement bancaire n'a encore été effectué, car cela pourrait sinon entraîner des paiements erronés ou en double!"
 
Si ce message apparaît lors de la création d'une Procédure de test, cela signifie qu'en plus de la date de sortie figurant sur la fiche employé, au moins une date de sortie est déjà inscrite dans la liste des salaires. Veuillez vérifier pour la personne concernée sur la fiche employé via "Employé", "Liste des traitements salaire" si une date de sortie est déjà inscrite et supprimez-la. S'il y a plusieurs périodes d'engagement, il faut d'abord supprimer ces entrées et sorties de la plus récente à la plus ancienne, puis les réinscrire chronologiquement de la plus ancienne à la plus récente.
Dans les vues de liste, comme par exemple "Employé actifs", il est possible d'afficher d'autres colonnes. Cela se fait via la fonction "Personnaliser", que l'on peut activer via la roue dentée en haut à droite dans la barre noire. Ensuite, on choisit en haut à gauche "+Champ". Une liste de toutes les colonnes qui peuvent être affichées s'ouvre sur le côté droit. Les colonnes souhaitées peuvent être déplacées à la position souhaitée par glisser-déposer. Une fois que les colonnes souhaitées ont été affichées, on clique en haut sur "terminé".
Si l'impôt à la source ne peut pas être transmis avec ELM parce que le Permis de séjour d'un employé fait défaut, celle-ci doit être ajoutée non seulement sur la fiche employé, mais aussi dans la liste des traitements salaires. Pour cela, il faut ouvrir la fiche employé correspondante, cliquer sur l'onglet "Employé" et sélectionner "Liste des traitements salaires". Le permis de séjour peut être complété via "Modifier la liste". Si la colonne "Permis de séjour" est masquée, elle peut être affichée selon "Comment insérer de nouvelles colonnes dans la version cloud?
Le message d'erreur est généralement déclenché par le fait qu'un Lieu étrangre est attribuée à la commune fiscale ou que le Lieu n'est pas correctement relié aux entrés du tableau. Pour le traitement de salaire déjà décompté, l'attribution doit être corrigée dans la liste des traitements de salaire pour la commune fiscale. Pour que les données soient traitées correctement avec le prochain traitement des salaires, la saisie sur la fiche employé doit être épurée. Il faut toujours vérifier le NPA et le Lieu ainsi que le NPA et le Lieu commun impôt. Si un Lieu étranger ne figure pas dans ce tableau, elle peut être complétée manuellement. L'ID du Lieu est exclusivement saisi pour les Lieus suisses et peut être vide pour les Lieus étrangères.
Les entrées #Groupline dans EasyRapport peuvent être facilement supprimées en se connectant avec le login de l'employé et le mot de passe du login de l'administrateur. Avec cette combinaison, la ligne entière peut être sélectionnée et supprimée. Les entrées #Groupline apparaissent lorsque le groupe EasyRapport est changé pour les collaborateurs, mais que les collaborateurs avaient déjà rapporté des heures avec l'ancien groupe EasyRapport.
"Afin de pouvoir suivre les modifications dans le SwissSalary, il est possible d'activer les "Paramètres journal modification".
Sous "Paramètres journal modification", ""Configuration"", ""Tables"", il est possible de sélectionner les tableaux pour lesquels le journal des modifications doit être activé. Pour ce faire, insérez la valeur "Tous les champs" dans les colonnes "Insertion journal", "Modification journal" et "Suppression journal" des tableaux souhaités.

Les données consignées peuvent être consultées sous "Écritures journal modification".

Le protocole de modification convient par exemple dans les domaines suivants:
  • Genres de salaires (table 3009099)
  • Fichier Personnel (table 9009080)
  • Données de base salaires (table 3009100)


Le protocole de modification ne devrait pas être installé dans ces domaines, car il ralentirait considérablement SwissSalary:
  • Tableau d'importation EasyRapport
  • Postes salaires
  • Barèmes de l'impôt à la source
La raison est que les décomptes de salaire sont bloqués pour la suppression. Dans l'installation de la gestion des documents SwissSalary, on définit si les décomptes de salaire sont bloqués ou non pour la suppression. Celles-ci peuvent être paramétrées sur «non bloqués» dans l'établissement et le traitement des salaires peut ainsi être annulé.

Impôt à la source

Source: Directives pour le traitement des données salariales, version 5.0 - Swissdec

Activités professionnelles supplémentaires/revenus de substitution
Pour qu’un calcul harmonisé de l’impôt à la source puisse être effectué correctement, il faut enregistrer dans le système informatique des précisions telles que : le collaborateur continue-t-il à exercer une autre activité professionnelle ou perçoit-il des revenus de substitution (indemnités journalières, rente d’invalidité partielle etc.) ? Si la personne soumise à l’impôt à la source (psis) exerce une autre activité professionnelle OU bien si elle perçoit des revenus de substitution, des informations supplémentaires sont requises:

  • Si le taux d’occupation total de toutes les activités professionnelles complémentaires et des revenus de substitution est connu, on saisit le pourcentage correspondant dans le système informatique. Pour les revenus de substitution, c’est le degré d’incapacité de travail ou d’invalidité qui est à prendre en compte.
  • Si l’ensemble du revenu brut (salaire soumis à la retenue à la source) de toutes les activités professionnelles complémentaires et des revenus de substitution est divulgué par la psis, il est à convertir en pourcentage sur base du taux d’occupation et du salaire soumis à la retenue à la source.
  • Si ni le taux d’occupation total, ni le revenu brut total n’est connu, mais que la psis présente un taux d’occupation, aucune donnée supplémentaire ne sera enregistrée dans le système. Pour le calcul du salaire utilisé pour déterminer le taux d’imposition à la source, le salaire soumis à la RS est ramené à un taux d’occupation de 100% (valeur par défaut). Seul le taux d’occupation est transmis dans le décompte de la l’IS.
  • Si ni le taux d’occupation total ni le revenu brut total ne sont connus et qu’aucun taux d’occupation ne peut être déterminé pour la psis, aucune donnée supplémentaire ne sera enregistrée dans le système pour le point 'Autres activités professionnelles' («OtherActivities»). Le salaire utilisé pour déterminer le taux de l’IS sera dans ce cas le salaire médian, conformément au fichier tarifaire d’imposition à la source.

Famille monoparentale
Les codes tarifaires de IS H, P (pour les frontaliers allemands) et U (pour les frontaliers italiens) s’appliquent aux personnes seules qui partagent leur foyer avec des enfants ou des personnes à charge, et qui subviennent en majeure partie à leur entretien. (familles monoparentales).

Si l’entreprise attribue ce code à un collaborateur, des informations supplémentaires sont à inclure : la psis vit-elle en concubinage, l’autorité parentale est-elle exercée par un seul parent ou est-elle conjointe?

Si ces précisions ne sont pas enregistrées, le décompte du salaire du collaborateur s’effectuera avec les codes tarifaires A ou L (pour les frontaliers allemands) et R (pour les frontaliers italiens) (SANS déduction pour enfants).

Informations concernant le conjoint
À l’avenir, moins d’informations seront requises pour le conjoint. Nous mettons à disposition sur notre site un guide WhitePaper en 6 langues à ce sujet. Comme la transmission ELM sera encore opérée avec la version 4.0 par défaut précédente de l’interface ELM au 01.01.2021, la collecte de données s’effectuera encore sans les modifications.

Les tarifs D et O (revenu secondaire) ont été supprimés
Les tarifs d’imposition à la source D et O (pour les frontaliers allemands) ne seront plus valables à partir du 01.01.2021.

 

Dans les cantons GR, TI et VS, le tarif IS "F" n'est plus applicable à partir du 01.01.2024. Si vous avez des employés soumis à l'impôt à la source dans les cantons GR, TI et/ou VS, veuillez vérifier les tarifs de vos employés et fixez le bon tarif obligatoirement avant du premier traitement de salaire en janvier 2024.


Tarifs pour les frontaliers italiens (canton de TI uniquement : retour quotidien en Italie)
Pour les frontaliers italiens (qui retournent tous les jours en Italie), il existe désormais les nouveaux tarifs R, S, T et U. Ils correspondent aux codes tarifaires suivants:

R = (A) personne seule sans enfant
S = (B) personnes mariées et partenariat enregistré dont le conjoint/partenaire n’exerce pas d’activité professionnelle
T = (C) personnes mariées et partenariat enregistré dont le conjoint/partenaire exerce une activité professionnelle
U = (H) personne seule avec enfant (voir famille monoparentale)

Les frontaliers italiens qui effectuent un séjour hebdomadaire en Suisse sont désormais comptabilisés sur la base des tarifs A, B, C et H.

Oui, il y a des cantons qui publient les tarifs de l'IS uniquement avec (Y) ou sans (N) impôt ecclésiastique. Lorsqu’une saisie est effectuée, SwissSalary vérifie si la sélection existe dans le fichier de tarif. Vous pouvez vérifier les saisies soit par canton, soit consulter les tarifs dans SwissSalary, via Données de base  salaires. Filtrez le canton et l’année en cours, puis vérifiez si les tarifs sont référencés avec ou sans impôt ecclésiastique. Des corrections rétroactives peuvent être traitées en cours d’année via TimeMachine, à travers le champ Impôt ecclésiastique oui / non, au 1er janvier de l’année concernée.
Oui, depuis la réforme sur l'IS 2021, tous les cantons doivent, chaque année, publier un fichier de tarif. Et ceci même lorsqu‘aucune modification n’a été réalisée. Veuillez donc impérativement actualiser les tarifs de l'IS avant de procéder au premier traitement de salaire et réactualiser au cas où vous effectueriez des modifications ultérieures pour un canton. Cela vaut également pour les clients qui utilisent SwissSalary dans le Cloud.
Si une personne est exemptée de l’assujettissement à l’impôt à la source, il faut uniquement modifier le champ Assujettissement. Le canton de l'IS ainsi que les informations tarifaires saisies doivent être conservées sur la fiche employé.
Selon l’état actuel, les cantons de FR, GE, TI, VD et VS utilisent le modèle de calcul annuel et les 21 cantons restants le modèle mensuel.

Quelles sont les différences fondamentales entre les deux modèles?

Période d’imposition
Modèle mensuel = mois
Modèle annuel = année calendaire

Salaire assujetti à l’impôt à la source
Modèle mensuel = revenu mensuel brut
Modèle annuel = revenu mensuel brut

Salaire assujetti à l’impôt à la source utilisé pour déterminer le taux
Modèle mensuel = revenu mensuel brut
Modèle annuel = revenu annuel brut divisé par 12

Compensation annuelle
Modèle mensuel = non permis
Modèle annuel = obligatoire
Établir le salaire déterminant pour le taux de RS qui doit être appliqué
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Canton avec calcul mensuel: Le revenu déterminant pour le taux se calcule à l’aide d’un calcul de projection des valeurs salariales périodiques sur 30 jours auxquelles sont ajoutées les valeurs salariales apériodiques. Notez que d’éventuels revenus supplémentaires sont également à prendre en compte. 

Canton avec calcul annuel: Avec le modèle annuel, les jours d’occupation en conformité avec l’année civile en cours et les valeurs salariales périodiques sont estimées sur 360 jours, auxquelles sont ajoutées les valeurs salariales apériodiques; cette somme intermédiaire est ensuite divisée par 12 puis convertie sur un mois. Notez que d’éventuels revenus supplémentaires sont également à prendre en compte. 

 

Si le mois entier n’est pas inclus dans la période de décompte à l’aide d’une date « du xx au xx » lors du calcul de salaire, un calcul de projection est effectué pour la détermination du taux.
Le calcul se base sur le contrat, comme il est paramétré dans SwissSalary.
Par exemple : Un employé a un taux d’occupation à 50% et il reçoit 5'000.- CHF. S’il gagne 1'500.- CHF chez un autre employeur et que le taux d’occupation est inconnu, le calcul se fait comme suit:

50% ÷ 5000 x 1500 = 15%

Dans ce cas vous allez mettre dans le champ «Taux d’autres occupations» le taux de 15.00. Ce qui mène à un calcul sur la base du revenu déterminant à 65% (50% + 15%).
Clarifier si le collaborateur assujetti à l’impôt à la source répond aux critères de Famille monoparentale.
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Les directives Swissdec prévoient un calcul du taux d'occupation sur la base des heures de travail usuelles dans l'entreprise. Les heures de travail usuelles dans l'entreprise correspondent à la valeur indiquée dans le champ Heures moyennes par mois sur la fiche employé.  C'est le nombre d'heures qui est déterminant pour la conversion. Ainsi, le taux d'occupation est recalculé à chaque paie. Seules les genres de salaires périodiques sont extrapolés.

La distinction se fait en principe selon que les postes de salaire correspondants appartiennent ou non à la période en cours. Ceci n'est toutefois pas défini par SwissSalary. Nous renvoyons donc aux directives Swissdec 5.0, concrètement au chapitre 4.2.1. Vous trouverez les directives ici: Swissdec-Richtlinien
Pour l'imposition et le décompte en tant qu'éléments de salaire soumis aux assurances sociales, c'est le genre de salaire qui est déterminante. Il faut donc munir les genres de paiement de l'assujettissement à l'impôt, de l'assujettissement à la TVA et des assurances sociales. Les éventuelles obligations activées sur les genres de provision doivent être supprimées. 
Au 01.01.2021, le calcul harmonisé de l’impôt à la source sera introduit dans toute la Suisse. L’ensemble des 26 cantons est favorable à la nouvelle norme et pourra recevoir les données électroniquement (via ELM).

Il existe désormais deux modèles de calcul (annuel/mensuel) qui comprennent les mêmes bases de calcul (harmonisé) pour tous les cantons. Jusqu’à présent, chaque canton pouvait établir des calculs spécifiques. Grâce à l’harmonisation, le calcul se trouve unifié et simplifié à la fois pour nous tous (employeur, concepteur de logiciel de comptabilité salariale etc.). Naturellement, la modification concerne uniquement le calcul, pas le montant des différents échelons tarifaires.

À partir du 01.01.2021, chaque canton sera tenu de communiquer ses tarifs même si aucun changement n’est à noter par rapport à l’année précédente, ceci afin de s’assurer que les clients détiennent les tarifs corrects dans leur système informatique.
KLE signifie "Processus de prestations intégré client de la demande à la fourniture de prestations"

Cette nouvelle norme Swissdec facultative a été développée au cours de l’été 2019 comme projet pilote par SwissSalary et est pilotée depuis l’hiver 2019/2020 avec 3 clients existants. Les précieuses expériences des clients pilotes ont été incorporées à leur tour dans les directives et lignes directrices de certification.
Avec KLE, nos clients peuvent désormais créer leurs premières déclarations d’accident entièrement numériques à partir de la comptabilité salariale. Aucun autre système tiers n’est plus requis. L'ensemble du processus de déclaration d'accident se déroule de manière entièrement numérique via KLE, depuis la déclaration jusqu’aux traitements des indemnités journalières dans la comptabilité salariale.
KLE est désormais disponible pour nos clients SwissSalary Plus. SwissSalary est l’un des premiers concepteurs de logiciels de comptabilité salariale en Suisse en mesure de proposer cette nouvelle norme.
Les fonctionnalités complètes de SwissSalary KLE sont disponibles avec la version 5059 et avec SwissSalary Module Plus.
Le certificat SUA, dont vous avez besoin pour la transmission sécurisée des données, est gratuit et valable pour une année.
Certaines configurations doivent être effectuées dans les données de base salaires et dans les genres de salaires. Nous estimons la charge de travail totale pour un mandant à environ trois heures à CHF 220.00 (installation & formation). Si vous avez plusieurs mandants, la formation précédente vous permettra d'effectuer les installations de manière autonome.
L'ensemble du processus de mise en place est décrit dans le manuel général de SwissSalary au chapitre 'KLE Case Management'. Sur la base des indications dans 'les configurations uniques', une configuration autonome est possible.
Pour le moment, seules les déclarations de sinistre à la SUVA sont possibles. Les deux assureurs SWICA et ZURICH sont actuellement en train de mener des projets pilotes KLE avec des clients SwissSalary. SWICA annonce les premières déclarations de sinistre réussies avec nos clients de SwissSalary.

Les déclarations aux assurances d'indemnités journalières en cas de maladie sont attendues pour les deux assurances à partir de 2024.

Swissdec 5.0

Source : https://www.swissdec.ch/fr/portrait-swissdec

Swissdec est un projet commun à but non lucratif impliquant divers partenaires indépendants et le label de qualité pour l’échange électronique de données entre les entreprises et les assureurs ainsi qu’avec les autorités.

En tant que plateforme d’information centrale pour la standardisation de l’échange électronique de données, Swissdec offre les prestations de service suivantes:

  • Swissdec apporte son savoir faire pour la standardisation
  • Permet l’échange d’informations entre toutes les parties intéressées telles que les utilisateurs de logiciel, fabricants ERP, entreprises, associations, administrations et organisations
  • Surveille la transmission sécurisée de données
  • Certifie les programmes salariaux testés avec succès
La version Swissdec 5.0 est le développement ultérieur de la version 4.0 par défaut publiée le 01.01.2013.

La certification Swissdec englobe les thèmes suivants:

  • Domaine général (données d’entreprise, genres de salaire, évaluations et renseignements personnels)
  • Assurances (AVS/AI/APG, AC, allocations familiales, LAA, LAAC, IJM, LPP) ainsi que le traitement des indemnités journalières, salaires plafonds d’assurance, paiement après départ etc.
  • Certificat de salaire
  • Impôt à la source (nouveau avec le calcul basé sur la nouvelle ordonnance de l’impôt à la source, valable à compter du 01.01.2021)
  • Informations concernant les frontaliers (nouveau à partir de Swissdec 5.0)
  • Statistikenstatistiques de l’Office Fédéral de la Statistique (inclut jusqu’à présent seulement l’enquête sur la structure des salaires ESS), désormais aussi avec indice suisse des salaires ISL, STATEM Statistique de l’emploi, profilage, enquête de mise à jour du Registre des entreprises et des établissements - Profiling Light

La certification a été achevée avec succès. De nombreuses mises en œuvre ont été publiées avec la version 5060.000 de SwissSalary.

Nos clients Cloud peuvent passer à la transmission avec Swissdec 5.0 à partir du Swiss Salary Quality Release 5060.001. Pour ce faire, vous allez dans les données de base salaires – paramètre domaine  - paramètres Swissdec - puis vous choisissez modifier et vous changez la version de 4.0 à 5.0. Complétez en outre le numéro REE dans les lieux de travail en ajoutant la lettre 'A' devant le numéro REE existant.

Nous vous tiendrons informés grâce à Yammer (partenaire) et via les informations du centre de rôle de SwissSalary -> Actualités.

Si vous recevez une erreur lors d'une déclaration de salaire, par ex. :

"The transmission has been rejected because the document has been sent by a non-certified transmitter or has not been signed",

Les paramètres doivent être réinitialisés dans tous les clients. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Données de base salaires
  2. Paramétrage du domaine
  3. Paramètres Swissdec
  4. ELM
  5. Réinitialiser Paramètres par défaut.

SwissSalary Direct

La vérification de l’adresse email peut être activée si nécessaire dans les paramètres globaux, dans Direct. On vérifie ainsi si l’adresse email avec laquelle le collaborateur se connecte dans SwissSalary Direct correspond à celle qui figure sur la fiche employé concerné. Si elle est activée, il faut sélectionner "Adresse email privée" ou "Adresse email de l’entreprise" dans le champ "Envoi électronique" de la fiche du personnel. En outre, l’adresse électronique choisie doit être saisie sur la fiche employé. La vérification de la correspondance constitue un critère de sécurité supplémentaire, mais n’est pas obligatoire.
Si aucune adresse email n’a été enregistrée ou qu’aucune sélection n’a été effectuée dans le champ "Envoi électronique", l’employé reçoit le message "Votre compte n’a pas encore été activé. Veuillez réessayer plus tard ou contactez votre département de RH". Dans ce cas, une adresse email doit être enregistrée, et une option doit être cochée dans le champ "Envoi électronique". Une synchronisation doit ensuite impérativement être effectuée. Si l’adresse électronique est modifiée sur la fiche du personnel, SwissSalary Direct doit ensuite également être synchronisé.
Si un collaborateur possède une nouvelle adresse email, celle-ci peut être modifiée comme suit: il se connecte avec l’ancienne adresse email et enregistre la nouvelle dans les Paramètres, sous "Modifier le nom d’utilisateur". Les RH peuvent alors ensuite modifier l’adresse électronique dans SwissSalary, sur la fiche employé et synchroniser SwissSalary Direct. La vérification d’e-mail est active uniquement pour l’enregistrement et ne doit plus être prise en compte après que l’enregistrement a été correctement effectué.
L’employé peut modifier lui-même le mot de passe en cliquant sur le bouton "Mot de passe oublié?" dans le masque de connexion. Après avoir saisi une adresse électronique correcte, il recevra par e-mail un lien de confirmation du nouveau mot de passe. La validité de ce lien étant de courte durée, le collaborateur doit confirmer le nouveau mot de passe dès que possible.
Les documents déjà envoyés via SwissSalary Direct peuvent être effacés dans SwissSalary. Il suffit pour cela de cliquer sur Gestion, dans le centre de rôles, SwissSalary Direct. On y trouve, sous l’onglet "Appartenant à", le domaine Documents, dans lequel sont affichés tous les documents envoyés qui peuvent être supprimés individuellement. Après la suppression, SwissSalary Direct doit être synchronisé afin que le document ne soit plus affiché pour les collaborateurs.
Une partie des documents déjà envoyés via Direct vers le dossier ne peuvent plus être effacés. En effet, le type de document est verrouillé pour l’effaçage. Pour y remédier rapidement, on peut effectuer une recherche à l’aide de la loupe en haut à droite, en y saisissant "SwissSalary Gestion des documents Paramètres". On fait alors passer la sélection "verrouillé" sur "pas verrouillé" pour le type de document concerné dans la colonne "Effacer le document".
Dans le centre de rôles de SwissSalary, Gestion, SwissSalary Direct, on trouve "Codes d’enregistrement" dans l’onglet "Rapports". Les codes d’enregistrement peuvent être filtrés ici par collaborateur, département, groupe décompte etc.
Cette instruction peut apparaître lors de l’envoi Direct / l’envoi de dossier. Dans ce cas, il faut vérifier si "Document" est sélectionné dans le tableau "SwissSalary Gestion des documents Paramètres", dans la colonne "Type de document". Vous trouverez le tableau via la fonction de recherche, en haut à gauche.
Si le compte est verrouillé, mais que le collaborateur est bien enregistré et que l’adresse électronique a été confirmée, cela tient vraisemblablement au fait que plusieurs tentatives de connexion ont été effectuées avec un mot de passe incorrect. Dans ce cas, il faut tenter de se connecter dans un autre navigateur. Si tel n’était pas le cas, l’employé peut être désenregistré via l’Admin-User afin qu’il puisse ensuite se réenregistrer.
Voyez ici comment désenregistrer le collaborateur:
Dans le centre de rôles, sous Gestion, SwissSalary Direct, un texte peut être saisi dans le champ "Bloc de texte pour l’enregistrement" afin qu’il soit imprimé avec le code d’enregistrement sur le décompte salaire. Une fois l’employé enregistré dans SwissSalary Direct, le texte ne s’affiche plus sur le décompte salaire. Si le texte supplémentaire est ajouté dans les options de manière erronée seulement au cours de la création des décomptes salaire, le texte apparaît avec le code d’enregistrement pour tous les employés, y compris ceux qui sont déjà enregistrés. Effacez le texte supplémentaire sur le décompte salaire et enregistrez le texte supplémentaire uniquement dans la configuration SwissSalary Direct.
Si le code d’enregistrement ne s’affiche pas pour un collaborateur, il est recommandé de vérifier la traduction du texte supplémentaire ainsi que le code de langue sur la fiche employé (DEU/FRA/ITA au lieu du code DES/FR/ITS).
La vérification du courrier entrant ne pouvait être exécutée correctement quand vous receviez ce message. Soit aucune adresse électronique n’a été saisie sur la fiche employé, soit le champ "Envoi électronique" n’a pas été renseigné. Vérifiez ces données sur la fiche employé, complétez les informations manquantes et exécutez impérativement une synchronisation avec SwissSalary Direct. L’employé pourra ensuite se réenregistrer.
Dans ce cas, il est probable que le collaborateur existe déjà dans un autre client. Quand le message "Accès refusé, votre compte est bloqué" apparaît, le collaborateur doit pouvoir saisir en haut à droite un autre code d’enregistrement via Paramètres Utilisateur, sous "Entrer Code d’enregistrement". Après que le collaborateur s’est connecté et déconnecté au moins une fois avec les nouvelles informations de connexion, on peut réinitialiser l’inscription dans les anciens clients.
Ce message d’erreur apparaît quand le mot de passe d’administrateur client est incorrect. Ce dernier peut-être réinitialisé si le client peut se connecter à son adresse e-mail. Le mot de passe doit ensuite être modifié dans SwissSalary. Puis SwissSalary Direct doit être synchronisé. Si plusieurs entreprises existent sous le même sous-domaine, le mot de passe doit être rectifié pour tous les clients.
Si un employé travaille pour plusieurs entreprises, il peut se connecter avec son nom d’utilisateur et son mot de passe habituel, puis il peut s’inscrire avec le code d’enregistrement de la seconde entreprise via "Configurations utilisateur". Il peut ensuite passer comme suit d’une entreprise à l’autre:
Si un collaborateur détient une nouvelle adresse email, qu’il n’a plus accès à l’ancienne et ne peut donc plus réinitialiser le mot de passe, vous pouvez vous connectez dans Direct avec l’administrateur, puis désenregistrer le collaborateur concerné via le bouton "Se désinscrire". Direct doit ensuite être synchronisé. Le collaborateur pourra ensuite se réenregistrer dans SwissSalary. Les documents déjà transférés sont conservés.
Dans les paramétrages globaux de Direct, il est possible de définir la durée pendant laquelle un employé peut continuer à accéder à SwissSalary Direct après qu’il ait quitté son entreprise. Le collaborateur reste enregistré pendant cette période et continue à être pris en compte dans la compensation.