SwissSalary FAQ

Un résumé des questions les plus fréquemment posées dans Support

Nous essayons toujours de préparer pour vous les sujets d'actualité et les demandes de soutien récurrentes sur cette plateforme.

Aucune réponse trouvée ? Veuillez contacter notre équipe de soutien...


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Lundi - Vendredi 08h30 - 12h00 | 13h30 - 17h00
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Impôt à la source 2021

Au 01.01.2021, le calcul harmonisé de l’impôt à la source sera introduit dans toute la Suisse. L’ensemble des 26 cantons est favorable à la nouvelle norme et pourra recevoir les données électroniquement (via ELM).

Il existe désormais deux modèles de calcul (annuel/mensuel) qui comprennent les mêmes bases de calcul (harmonisé) pour tous les cantons. Jusqu’à présent, chaque canton pouvait établir des calculs spécifiques. Grâce à l’harmonisation, le calcul se trouve unifié et simplifié à la fois pour nous tous (employeur, concepteur de logiciel de comptabilité salariale etc.). Naturellement, la modification concerne uniquement le calcul, pas le montant des différents échelons tarifaires.

À partir du 01.01.2021, chaque canton sera tenu de communiquer ses tarifs même si aucun changement n’est à noter par rapport à l’année précédente, ceci afin de s’assurer que les clients détiennent les tarifs corrects dans leur système informatique.
Source: Directives pour le traitement des données salariales, version 5.0 - Swissdec

Activités professionnelles supplémentaires/revenus de substitution
Pour qu’un calcul harmonisé de l’impôt à la source puisse être effectué correctement, il faut enregistrer dans le système informatique des précisions telles que : le collaborateur continue-t-il à exercer une autre activité professionnelle ou perçoit-il des revenus de substitution (indemnités journalières, rente d’invalidité partielle etc.) ? Si la personne soumise à l’impôt à la source (psis) exerce une autre activité professionnelle OU bien si elle perçoit des revenus de substitution, des informations supplémentaires sont requises:

- Si le taux d’occupation total de toutes les activités professionnelles complémentaires et des revenus de substitution est connu, on saisit le pourcentage correspondant dans le système informatique. Pour les revenus de substitution, c’est le degré d’incapacité de travail ou d’invalidité qui est à prendre en compte.
- Si l’ensemble du revenu brut (salaire soumis à la retenue à la source) de toutes les activités professionnelles complémentaires et des revenus de substitution est divulgué par la psis, il est à convertir en pourcentage sur base du taux d’occupation et du salaire soumis à la retenue à la source.
- Si ni le taux d’occupation total, ni le revenu brut total n’est connu, mais que la psis présente un taux d’occupation, aucune donnée supplémentaire ne sera enregistrée dans le système. Pour le calcul du salaire utilisé pour déterminer le taux d’imposition à la source, le salaire soumis à la RS est ramené à un taux d’occupation de 100% (valeur par défaut). Seul le taux d’occupation est transmis dans le décompte de la l’IS.
- Si ni le taux d’occupation total ni le revenu brut total ne sont connus et qu’aucun taux d’occupation ne peut être déterminé pour la psis, aucune donnée supplémentaire ne sera enregistrée dans le système pour le point 'Autres activités professionnelles' («OtherActivities»). Le salaire utilisé pour déterminer le taux de l’IS sera dans ce cas le salaire médian, conformément au fichier tarifaire d’imposition à la source.

Famille monoparentale
Les codes tarifaires de IS H, P (pour les frontaliers allemands) et U (pour les frontaliers italiens) s’appliquent aux personnes seules qui partagent leur foyer avec des enfants ou des personnes à charge, et qui subviennent en majeure partie à leur entretien. (familles monoparentales).

Si l’entreprise attribue ce code à un collaborateur, des informations supplémentaires sont à inclure : la psis vit-elle en concubinage, l’autorité parentale est-elle exercée par un seul parent ou est-elle conjointe?

Si ces précisions ne sont pas enregistrées, le décompte du salaire du collaborateur s’effectuera avec les codes tarifaires A ou L (pour les frontaliers allemands) et R (pour les frontaliers italiens) (SANS déduction pour enfants).

Informations concernant le conjoint
À l’avenir, moins d’informations seront requises pour le conjoint. Nous mettons à disposition sur notre site un guide WhitePaper en 6 langues à ce sujet. Comme la transmission ELM sera encore opérée avec la version 4.0 par défaut précédente de l’interface ELM au 01.01.2021, la collecte de données s’effectuera encore sans les modifications.
Les tarifs D et O (revenu secondaire) ont été supprimés
Les tarifs d’imposition à la source D et O (pour les frontaliers allemands) ne seront plus valables à partir du 01.01.2021.

Tarif F (pour les cantons de TI, VS et GR uniquement)
Ce tarif s’applique aux frontaliers, conformément aux CDI (conventions contre les doubles impositions) avec l’Italie, qui résident dans une commune italienne limitrophe et dont le partenaire exerce une activité professionnelle en dehors de la Suisse. La liste des communes limitrophes peut être consultée sous www.ti.ch/fonte -> "Imposte alla fonte Applicativo iFonte".

Tarifs pour les frontaliers italiens (canton de TI uniquement : retour quotidien en Italie)
Pour les frontaliers italiens (qui retournent tous les jours en Italie), il existe désormais les nouveaux tarifs R, S, T et U. Ils correspondent aux codes tarifaires suivants:
R = (A) personne seule sans enfant
S = (B) personnes mariées et partenariat enregistré dont le conjoint/partenaire n’exerce pas d’activité professionnelle
T = (C) personnes mariées et partenariat enregistré dont le conjoint/partenaire exerce une activité professionnelle
U = (H) personne seule avec enfant (voir famille monoparentale)
Les frontaliers italiens qui effectuent un séjour hebdomadaire en Suisse sont désormais comptabilisés sur la base des tarifs A, B, C et H.
Selon l’état actuel, les cantons de FR, GE, TI, VD et VS utilisent le modèle de calcul annuel et les 21 cantons restants le modèle mensuel.

Quelles sont les différences fondamentales entre les deux modèles?

Période d’imposition
Modèle mensuel = mois
Modèle annuel = année calendaire

Salaire assujetti à l’impôt à la source
Modèle mensuel = revenu mensuel brut
Modèle annuel = revenu mensuel brut

Salaire assujetti à l’impôt à la source utilisé pour déterminer le taux
Modèle mensuel = revenu mensuel brut
Modèle annuel = revenu annuel brut divisé par 12

Compensation annuelle
Modèle mensuel = non permis
Modèle annuel = obligatoire
SwissSalary développe et teste les nouvelles fonctionnalités. Les quelques nouveaux champs requis par le nouveau calcul seront disponibles à partir de la mise à jour 5056.000 (fin octobre 2020). Dans un manuel détaillé, nous vous informerons étape par étape des nouveautés.

Nous vous proposerons en outre des offres virtuelles gratuites et payantes dès le mois de novembre 2020. Nous vous informerons à ce sujet dans votre centre de rôles SwissSalary.
Établir le salaire déterminant pour le taux de RS qui doit être appliqué
Démarrer
Clarifier si le collaborateur assujetti à l’impôt à la source répond aux critères de Famille monoparentale.
Démarrer
Le calcul se base sur le contrat, comme il est paramétré dans SwissSalary.
Par exemple : Un employé a un taux d’occupation à 50% et il reçoit 5'000.- CHF. S’il gagne 1'500.- CHF chez un autre employeur et que le taux d’occupation est inconnu, le calcul se fait comme suit:

50% ÷ 5000 x 1500 = 15%

Dans ce cas vous allez mettre dans le champ «Taux d’autres occupations» le taux de 15.00. Ce qui mène à un calcul sur la base du revenu déterminant à 65% (50% + 15%).

ESS - Enquête suisse sur la structure des salaires 2020

L'enquête suisse sur la structure des salaires (ESS) fournit tous les deux ans des informations détaillées sur le niveau et la structure des salaires en Suisse. L'ESS est une source d'information importante pour les entreprises, les partenaires sociaux et le public. Ses résultats sont utilisés, par exemple, dans les négociations salariales, dans le suivi de l'accord sur la libre circulation des personnes, dans le domaine du coût du travail ou dans les questions concernant l'égalité de rémunération entre les femmes et les hommes. La déclaration n'est possible et obligatoire que pour les entreprises qui ont été sélectionnées par lettre de l'Office fédéral de la statistique. Toutes les autres entreprises ne peuvent pas présenter d'ESS.
La date limite de soumission est le 31 mars 2021.
Selon l'état actuel, les changements entre l'ESS 2018 et l'ESS 2020 sont faibles et n'affectent que la validation des valeurs transmises. Par conséquent, aucune mise à jour de SwissSalary n'est nécessaire.
Il s'agit principalement des quatre champs suivants dans l'onglet "Statistiques" de l'"Enquête sur la structure des salaires ESS":
  • Contrat de travail (laissez vide)
  • Contrat de travail
  • Formation
  • Position professionnelle

Les champs suivants doivent également être vérifiés:
  • Numéro d'assurance sociale
  • Fonction
  • Code LPP: vérifier les non-assurés ( apprentis/ retraités/ autres non-assurés LPP)
Ici, un seul champ est important dans l'onglet "Bases soumises": l'affectation dans le champ "Enquête structure de salaires ESS". Nous nous référons ici aux genres salaires types de Swissdec 4.0. Veuillez noter que pour toutes les genre salaire horaire, la valeur "F1" a été enregistrée, pour le salaire mensuel "I - salaire brut" et pour les retenues LPP "M - cotisations LPP" etc.
Le lieu de travail: "N° REE" et la "période de travail hebdomadaire" par ex. 42.00
Donnée de base salaire: registre "Général" N° UID-OFS en format CHE-000.000.000
Droit d'absence: Nombre de jours de vacances
Il est important qu'aucune affectation ne soit faite à l'ESS pour les rubriques 1180 "Réduction Horaire travail" et 2930 "Sal. Réd. De l'horaire de trav. SH corr."
Cette option existe, mais ne doit être utilisée que dans des cas exceptionnels. Pour le faire, définissez le champ "contrat de travail" sur la fiche de l'employé dans l'onglet "Statistiques" sur temporaire.
Les employés temporaires ne sont pas pris en compte dans la ESS. Définissez dans le "champ contrat de travail" sur la fiche de l'employé dans l'onglet "statistiques" sur temporaire.
  • Le taux d'occupation
  • les heures effectives
  • les leçons donnés
  • Salaire de base: Salaire brut statistique
  • Salaire de base: Cotisations obligatoires des assurances sociales
  • Salaire de base: Allocations
  • Salaire de base: Allocations familiales
  • Salaire de base: Cotisation LPP ordinaire
  • Taux d'activité individuelle convenue
  • Heures hebdomadaire individuelle convenue (Heures ou leçons)
  • Durée d'emploi dans l'année d'enquête
  • Salaire de base: Heures supplémentaire de l'année
  • Salaire de base: 13ème salaire de l'année
  • Salaire de base: Prestations non périodique et indemnité des membres de l'administration de l'année
  • Salaire de base: Autre prestations salariales accessoires ou droits de participation
  • Salaire de base: Prestations en capital avec caractère de prévoyance de l'année
  • Salaire de base: Autres prestations prisen en charge par l'employeur de l'année
  • Salaire de base: Cotisations LPP ordinaire de l'année
  • Formation de l'employé
  • Position professionnelle de l'employé
  • Genre de contrat
  • Profession exercée dans l'entreprise
Il n'y a pas de rapport pour vérifier les données. Nous vous recommandons d'afficher les champs les plus importants dans la liste du personnel et de les contrôler. En outre, il est important que les genres salaires soient correctement attribuées. Pour cela, nous recommandons d'utiliser le modèle des genres salaires des directives Swissdec 4.0, colonne "Année statistique".
Comme les autres annonce salaire (AVS/CAF ou IS, etc.) via "Annoncer salaire". Il est important que la ESS ne soit pas faite en même temps que d'autres annonce salaire. Veuillez indiquer le 31.12.2020 comme période de référence.
Le retour de l'Office fédéral de la statistique sont généralement très détaillés. Une liste des codes d'erreur est fournie par l'OFS et expliquée en détail au chapitre 8.
Si vous avez des questions, veuillez contacter le Support de SwissSalary. Si le rapport a pu être soumis et qu'une réponse de l'OFS est déjà disponible, veuillez nous envoyer la réponse par e-mail au moment de la demande.

Chômage partiel COVID-19

Aucun rapport n’est configuré pour les décomptes salariaux pour la période d’activité réduite due au COVID-19. Il est déconseillé d’utiliser le rapport par défaut qui fait partie du module Plus.
Nous recommandons de générer la liste des genres de salaire A4Q par période de décompte. Les filtres peuvent à cet effet être définis sur Salaire AC ; Provision du 13ème salaire et pour les heures de travail d’activité réduite saisies. Les montants doivent être traités comme des valeurs et les heures comme des quantités. Le traitement ultérieur doit ensuite être exécuté manuellement dans Excel.
Les paiements des indemnités journalières pour la période d’activité réduite due au COVID-19 sont traitées exclusivement dans la comptabilité financière. Avec le processus de décompte simplifié, aucun taux d’indemnité journalière n’est indiqué par collaborateur. Une saisie par collaborateur n’est cependant pas nécessaire puisqu’aucune base de sécurité sociale ne doit être corrigée.
Complément au manuel 13ème salaire pour l’exécution du paiement du 13ème salaire avec l’indemnité réduction de l’horaire de travail.

La base de la loi et les conventions collectives sont déterminantes. Nous ne pouvons pas donner de conseils sur la base qui s'applique ainsi que, vous soutenir lors de l'exécution. L'assujettissement de chaque assurances sociales ou d'impôts ne seront pas traités ci-dessous.

Pour faciliter la compréhension, seul le traitement du 13ème salaire est décrit. Les explications suivantes s'appliquent par analogie à tout 14ème salaire.

Il existe plusieurs paramètres dans les genres salaires qui sont déterminants pour le 13ème salaire. Il est important que les deux paramètres ne soient jamais activés en même temps. Soit, vous choisissez une approche incluant le 13ème/14ème salaire (dans l'onglet général) ou une part du 13ème salaire (dans l'onglet bases soumises).

  • La base pour les assurances sociales doit être le salaire annuel (par ex. le salaire annuel est payé en 13 fois).
    • Versement du 13ème salaire complet:
      • Part 13ème salaire (onglet bases soumises) : Pour les genres salaires (RHT) n'activez pas la réduction lors du calcul ou du paiement du 13ème salaire.Que cela ait été actif ou non dans le précédent traitement des salaires (RHT) réduisant les genres salaires n'est pas pertinent. Cela n'entraînerait que des différences entre le montant de la réserve et le montant du paiement.
      • Le taux incluant le 13ème/14ème salaire (onglet général) : Il ne devrait pas être activé pour le traitement des salaires avec (RHT) réduisant les genres salaires, sinon la réduction de la part du 13ème salaire aurait déjà eu lieu et devrait maintenant être corrigée manuellement.
    • Base pour les assurances sociales / impôts 100 % ; paiement réduit à 80 %:
      • Pour le traitement des salaires actuel avec réduction de salaire due aux RHT : Pour les (RHT) qui diminuent les genres salaire, le taux incluant le 13ème/14ème salaire (onglet général) est activé : La réduction de la part du 13ème salaire été déjà effectuée avec la retenue sur salaire. Désormais le paiement est effectué pour la totalité du 13ème salaire.
      • Si dans les précédents traitements de salaires avec réduction de salaire en raison du taux RHT, y compris le 13/14ème salaire (onglet général) n'était pas activé, une correction manuelle est maintenant nécessaire:
        • 2 nouveaux genre salaires, 1x avec assujettissement aux assurances sociales et impôts, 1x sans assujettissement possibilité de paramétrer cela avec un genre de salaire suivant (Similaire aux genres salaires d'indemnités journalières avec maintien du salaire, imputation comme le 13ème salaire)
        • Évaluation des (RHT) calculés qui réduisent les genres salaires.
        • Déclarez le montant pour les deux genres salaires (1x positif, 1x négatif), afin que les assurances sociales/les impôts soient pris en compte mais qu'aucun paiement ne soit effectué.
        • Part 13ème salaire (onglet Base soumises) pour les (RHT) diminuant les genre salaires actifs -> Réduction pour le calcul/ paiement
  • Base 80 %; versement 80 %:
    • Pour les (RHT) réduisant les genres salaires , la part du 13ème salaire est activée (onglet bases soumises). Que la réduction ait été active ou non pour le traitement de salaire précédent des genres salaires des RHT n'est pas pertinent. Cela n'entraînerait que des différences entre le montant de la retenue et le montant du paiement.
En général comme c’est indiqué dans le guide d’établissement du certificat de salaire, les RHT sont à indiquer sous le chiffre 7 sous «autres prestations».

Les prestations de l’assurance chômage : les prestations sont à déclarer dans l’AC obligatoire ainsi que des assurances perte de gains complémentaire, qui sont payés par l’employeur (par ex. RHT ou l’indemnité en cas d’intempérie ou les allocations d’initiation au travail payé par l’AC);
Alinéa 34

Certificat de salaire (admin.ch)

Ce règlement date de l’époque où les RHT étaient demandés pour chaque employé et que c’était calculé séparément. Ainsi la somme par employé pouvait être définie et elle figurait d’une manière correcte sur le certificat de salaire.

Dans la situation actuelle, en cas de RHT, quand il s’agit de mesure d’atténuation du COVID-19, une procédure abrégée de demande sommaire et d’indemnisation sera appliquée. Dans ce cas une indemnité de RHT est demandée et versée pour une partie de l’entreprise ou pour l’ensemble de l’entreprise. Il n’est donc pas possible de répartir l’indemnité exact par employé.

Toutefois, certaines autorités fiscales exigent cependant que, d’une part, les montant par employé indiqués au point 7 et que d’autre part, le nombre de jours de chômage partiel doit être établie dans le chiffre 15 «Remarques». Les RHT perçues doivent être répartie entre les salariés selon le pourcentage indiqué au chiffre 7, proportionnellement au salaire perdu, et la différence doit être compensée au chiffre 1 du certificat de salaire.

De notre point de vue, cette procédure aboutit à un traitement inégal des contribuables, car une répartition correcte n’est pas possible sur la base de la procédure de requête sommaire. Il est donc impératif que vous consultiez votre autorité fiscale pour connaitre la procédure qui est correcte. Nous vous recommandons d’inscrire la remarque suivante au chiffre 15 du certificat de salaire:

Nombre de jours de chômage partiel: 15

Le salaire versé est au chiffre 1.

Vous pouvez salaire les remarques sur la fiche d’employé avant le dernier salaire ou après le salaire sur la liste des traitements de salaires dans la colonne «texte commentaire» et «texte commentaire 2». Le dernier salaire de l’année concerné est déterminant pour le certificat de salaire.

Important: Il s’agit d’une procédure qui n’a pas été convenue avec les autorités fiscale cantonales ou fédérales. Dans tous les cas, clarifiez la situation avec votre personne de contact au sein de l’administration fiscale cantonale concernée. La responsabilité de SwissSalary SA est exclue dans tous les cas.

KLE

KLE signifie "Processus de prestations intégré client de la demande à la fourniture de prestations"

Cette nouvelle norme Swissdec facultative a été développée au cours de l’été 2019 comme projet pilote par SwissSalary et est pilotée depuis l’hiver 2019/2020 avec 3 clients existants. Les précieuses expériences des clients pilotes ont été incorporées à leur tour dans les directives et lignes directrices de certification.
Avec le KLE, nos clients pourront, à partir du premier trimestre 2021, créer leurs premières déclarations d’accident entièrement numériques à partir de la comptabilité salariale. Aucun autre système tiers n’est plus requis. De la déclaration de sinistre par le collaborateur au traitement des indemnités journalières au niveau salarial en passant par la déclaration d’accident et son traitement, le processus s’effectue entièrement de manière numérique via ELM.
Le KLE sera disponible à partir du premier trimestre 2021 pour nos clients SwissSalary Plus. SwissSalary est l’un des premiers concepteurs de logiciels de comptabilité salariale en Suisse en mesure de proposer cette nouvelle norme.
Nous vous tiendrons informés à l’aide de Yammer (partenaire) et via les informations du centre de rôles de SwissSalary -> Actualités.
Actuellement ce sont les agences SUVA suivant qui sont prêtes à recevoir : Bern, Aarau et Wetzikon.
Le but de la SUVA est que dès 2021 l’ensemble des agences SUVA soient mises en ligne. Pour d’autre informations nous vous conseillons, de contacter directement votre personne de contact chez SUVA.
Le certificat SUA, que vous avez besoin pour la transmission sécurisée des données, est gratuit et valable pour une année.

Swissdec 5.0

Source : https://www.swissdec.ch/fr/portrait-swissdec

Swissdec est un projet commun à but non lucratif impliquant divers partenaires indépendants et le label de qualité pour l’échange électronique de données entre les entreprises et les assureurs ainsi qu’avec les autorités.

En tant que plateforme d’information centrale pour la standardisation de l’échange électronique de données, Swissdec offre les prestations de service suivantes:

- Swissdec apporte son savoir faire pour la standardisation
- permet l’échange d’informations entre toutes les parties intéressées telles que les utilisateurs de logiciel, fabricants ERP, entreprises, associations, administrations et organisations
- surveille la transmission sécurisée de données
- certifie les programmes salariaux testés avec succès.
La version Swissdec 5.0 est le développement ultérieur de la version 4.0 par défaut publiée le 01.01.2013.

La certification Swissdec englobe les thèmes suivants:
- domaine général (données d’entreprise, genres de salaire, évaluations et renseignements personnels)
- assurances (AVS/AI/APG, AC, allocations familiales, LAA, LAAC, IJM, LPP) ainsi que le traitement des indemnités journalières, salaires plafonds d’assurance, paiement après départ etc.
- certificat de salaire
- impôt à la source (nouveau avec le calcul basé sur la nouvelle ordonnance de l’impôt à la source, valable à compter du 01.01.2021)
- informations concernant les frontaliers (nouveau à partir de Swissdec 5.0)
- Statistikenstatistiques de l’Office Fédéral de la Statistique (inclut jusqu’à présent seulement l’enquête sur la structure des salaires ESS), désormais aussi avec indice suisse des salaires ISL, STATEM Statistique de l’emploi, profilage, enquête de mise à jour du Registre des entreprises et des établissements - Profiling Light
En raison du calendrier très « sportif » de Swissdec pour l'élaboration des lignes directrices et des scénarios de test de certification ainsi que des retards liés au COVID-19, une certification n’est pas envisageable avant la fin du 2e trimestre de 2021. En tant qu’entreprise de développement de logiciel pilote de Swissdec, nous serons parmi les premiers à pouvoir délivrer la norme (probablement en automne 2021).

Cela signifie que les traitements annuels seront encore effectués avec la version 4.0 de Swissdec au 01.01.2021. Le nouveau calcul harmonisé de l’impôt à la source sera également transmis sur la base de la version 4.0 de Swissdec.
Nous vous tiendrons informés grâce à Yammer (partenaire) et via les informations du centre de rôle de SwissSalary -> Actualités.