SwissSalary FAQ

In der Rapportierung unterstützt SwissSalary bei der Berechnung und Auszahlung des 13. Monatslohnes. Es sind 6 unterschiedliche Arten und Zeitpunkte zu berücksichtigen.

Die detaillierte Beschreibung dieser Vorgehensweisen finden Sie in unserem  Handbuch 'Vorgehen Berechnung 13. Monatslohn'

• Betrifft es alle Personen oder nur eine Person? Wenn es alle Personen betrifft, prüfen Sie bitte die Einstellungen beim Ausführen der Berechnung und die Pflichtigkeiten auf den Lohnarten.
• Ist bei der Person unterjährig ein Wechsel des Lohncodes verarbeitet worden? Ist der Wechsel von Stunden- zu Monatslohn oder umgekehrt mit Aus- und Wiedereintritt verarbeitet worden? Sind beide Daten in der Lohnlaufliste ersichtlich?
• Alle Rapportierungen, welche die Berechnung des Anteil 13. / 14. Monatslohnes beeinflussen können, müssen vor der Berechnung des 13. / 14. Monatslohnes erfasst sein.
• Die Lohnarten (13. Monatslohn Auszahlung LA | 13. Monatslohn Rückstellung LA) wurden in den Lohnstammdaten (Basis) nicht korrekt eingerichtet.
• Bei den Lohnarten, welche beim Berechnen des 13. Monatslohnes berücksichtigt werden müssen, wurde die entsprechende Pflichtigkeit nicht hinterlegt.
• Beim auf der Personalkarte hinterlegten Absenzen Anspruch ist der Anspruch 13. Monatslohn nicht korrekt eingerichtet.

Diese Angaben können Sie im Absenzen Anspruch, Rubrik 13. Lohn - 13. Monatslohn Ansatz & Anzahl drucken de- oder aktivieren.

Meistens erfolgt keine Korrektur des Rückstellungsbetrags für einzelne Mitarbeitende. Die Differenz wird direkt in der Finanzbuchhaltung ausgebucht. 

Ist eine Verarbeitung in SwissSalary gewünscht, können die Differenzbeträge manuell für die Lohnart 13. Monatslohn Rückstellung rapportiert und verarbeitet werden. Verwenden Sie hier zu den Bericht Lohnarten Liste A4H und werten Sie die beiden  Lohnarten (Standard 1600 & 1610) mittels Excelexport aus. Ergänzen Sie das Excel  mit einer Spalte 'Differenz' und rechnen Sie den Betrag entsprechend aus.

Via Excelimport können Sie die Differenz auf der Rückstellungslohnart ins entsprechende Rapportierungsjournal importieren und somit den Betrag mittels Lohnlauf (im Abrechnungslohnlauf oder als Zusatz) korrigieren.

Bitte beachten Sie, dass die Berechnung des 13. Monatslohnes immer auf das Kalenderjahr bezogen erfolgt. Müssen Sie Korrekturen für ein Vorjahr vornehmen, verwenden Sie dazu nicht diese Lohnart. Ansonsten wird dieser Betrag bei der Berechnung des 13. Monatslohnes des aktuellen Jahres eingerechnet. 

Das ELM-Profil weist alle nötigen Basisinformationen für die Unfallversicherung (UVG), Unfallzusatzversicherun (UVGZ), Krankentaggeldversicherung (KTG) und Berufliche Vorsorge (BVG) auf, damit bei der ELM-Übermittlung ihr Unternehmen korrekt identifiziert werden kann. Das ELM-Profil kann bei der jeweiligen Versicherungsgesellschaft verlangt werden. Zusätzliche Informationen finden Sie hier:  Swissdec-einfuehren/grunddaten

• Werden die Lohnausweise noch mit Swissdec 4.0 erstellt, muss der Text nicht korrigiert werden. Der Hinweis auf die Bezahlung von mindestens 0.8% genügt und wird von den Steuerämtern akzeptiert.
• Möchten Sie den Text anpassen, ist die Voraussetzung dafür die Installation des neusten SwissSalary Updates (aktuell 5060.001) sowie die Anpassung der ELM Einrichtungs Version von 4.0 auf 5.0 in den Lohnstammdaten (Swissdec Einrichtung).

Den Bericht 'Salden schliessen' finden Sie via Rollencenter, Verwaltung

Wir empfehlen Ihnen, die Salden der Arbeitszeit, Sollzeit und Istzeit (Arbeitszeitkalender) per Ende Jahr zu schliessen, damit diese Saldi per 01.01. des neuen Jahres wieder auf NULL stehen. 

Die Funktion 'Salden schliessen' ist auch unterjährig möglich. Das Datum kann frei gewählt werden, was für einige Branchen eine zwingende Vorgabe ist (z.B. Baubranche per 30.04.20xx).

Ein- und Austrittsdaten können auf der Lohnlaufliste (Tabelle Lohnlauf Kopf) direkt angepasst werden (Liste bearbeiten).

Blenden Sie in der Lohnlaufliste die beiden Spalten 'Bemerkungstext und Bemerkungstext 2' ein. Ist im massgebenden Lohnlauf (Dezember oder Austrittsmonat) in einer dieser Spalten bereits ein Text vorhanden, kann dieser mit dem entsprechenden neuen Text überschrieben werden. Sind die Spalten leer, kann der gewünschte Text direkt in diesen Feldern erfasst werden.

Diesen Text finden Sie auf der entsprechenden Personalkarte unter der Rubrik 'Lohnausweis'.

Sobald die Feiertage fürs neue Jahr bekannt sind, können beide Arbeiten per sofort vorgenommen werden. Detaillierte Hinweise finden Sie in unserem Handbuch:   SwissSalary Handbuch 'Jahresendverarbeitung 2023 / 2024'.

Sie haben  die Möglichkeit einen bereits erstellten Arbeitszeitkalender für weitere Arbeitsgruppen zu kopieren.

Wir empfehlen hier, den ersten Arbeitszeitkalender mit den nationalen Feiertagen zu eröffenen und diesen Stand (sofern die Soll-Zeit identisch ist) für die anderen Arbeitsgruppen zu kopieren. Anschliessend können in den einzelnen Arbeitsgruppen die abweichenden, kantonalen Feiertagen manuell ergänzt werden.

Die detaillierte Beschreibung dieser Vorgehensweisen finden Sie in unserem Handbuch ' Vorgehen Berechnung 13. Monatslohn' unter folgenden Link:   SwissSalary Handbuch 'Jahresendverarbeitung 2023 / 2024'

Nehmen Sie die Änderungen der neuen, prozentualen Arbeitnehmerabzüge und Arbeitgeber-Rückstellungen sowie die Anpassungen der Mindest-/Maximal-Löhne erst nach dem Verbuchen des letzten Lohnlaufs Dezember 2022, jedoch ZWINGEND vor dem ersten Lohnlauf 2023 vor!

 !!Cloud SwissSalary 365: Bitte beachten Sie, dass sämtliche Beiträge sowie Höchstgrenzen selbst angepasst werden müssen. Ebenfalls müssen die Quellensteuertarife durch Sie eingelesen werden.  

WICHTIG: Prüfen Sie jeweils, dass für jede einzelne Versicherung stets eigene Basis-, Lohn- und frei-Lohnarten verwendet werden. Werden Lohnarten mehrfach verwendet, können am Ende des Jahres keine korrekten Berichte erstellt werden. Zudem kann es je nach Einrichtung zu inkorrekten Berechnungen der Grenzen führen.

 

Verlangen Sie hierzu bei den jeweiligen Versicherungen das ELM-Profil. 

Ohne das ELM-Profil können wir Sie bei der Einrichtung nicht unterstützen.

Die erhaltenen Daten werden in den Lohnstammdaten in der jeweiligen Domäne Einrichtung hinterlegt.

Nein, bei OnPrem- sowie Cloud-Kunden müsssen die aktuellsten Datensätze selber erfassen.

Änderungen zu den Familienzulagen finden Sie unter folgendem Link:   Neuerungen 2024 EAK

Wurden Anpassungen vorgenommen, müsste über die Organisation, Register Aktionen, der Bericht «Kinderzulagen anpassen» gestartet werden. Aktivieren Sie dabei nur die Häkchen bei «Buchen» und «nur aktive Mitarbeiter». Dadurch werden die neu in den Lohnstammdaten hinterlegten Sätze bei allen aktiven Mitarbeitenden bei allen Kindern überschrieben. HINWEIS: Sollten Sie bei einzelnen Mitarbeitenden eine manuelle Anpassung der Sätze vorgenommen haben (beispielsweise aufgrund einer Differenzzulage wegen des interkantonalen Ausgleichs), müssen diese Änderungen nun manuell wieder neu erfasst werden. Als Unterstützung dient Ihnen dabei der Bericht, welcher die Änderungen anzeigt. Speichern Sie diesen direkt beim Ausführen ab, eine erneute Aufbereitung ist nicht möglich.

Wichtig:
Der Report "Familienzulagen 20xx schreiben", welcher automatisch die Kinderzulagen über alle Mandanten anpassen würde, wurde für das Jahr 2023 nicht ausgeliefert. Bitte führen Sie diesen Report nicht aus.

Ja, seit der Quellensteuerreform 2021 müssen die Tarife jährlich aktualisiert werden.

Nein, bei OnPrem- sowie Cloud-Kunden müsssen die aktuellsten Datensätze selber eingelesen werden. SwissSalary wird dies nicht vornehmen, kann Sie aber dabei gerne unterstützen. Wenden Sie sich hierzu direkt an unseren Support.

Nein, bei OnPrem- sowie Cloud-Kunden müsssen die Aktualisierungen selber auslösen. SwissSalary wird dies nicht vornehmen, kann Sie aber dabei gerne unterstützen. Wenden Sie sich hierzu direkt an unseren Support.

• Arbeitsverhältnis (für die Berücksichtigung bei der Übermittlung: leer lassen)
• Arbeitsvertrag
• Ausbildung
• Berufliche Stellung
• Arbeitszeit Typ: Monatslohn und Stundenlohn gelten grundsätzlich als «Regelmässig», nur sehr unregelmässige Einsätze werden als «Unregelmässig» deklariert.

• AHV-Nummer
• Funktion
• BVG-Code (nicht versichert sind: Lernende/Pensionierte/weitere Nicht-BVG-Versicherte)
• Absenzen Anspruch

Im Register "Pflichtigkeiten" erfolgt die Zuweisung der Lohnarten im Feld "Statistik". Hier verweisen wir auf den Musterlohnartenstamm Swissdec 5.0. Ab Version Swissdec 5.0 ist die Auswahl:  Z-Einkauf BVG nicht mehr vorhanden.     

Arbeitsort: "BUR-Nr". und "wöchentliche Arbeitszeit", bspw. 42.00
Lohnstammdaten: Register "Allgemein": "UID-BFS-Nr." im Format CHE-000.000.000
Absenzen Anspruch: Ferien in Tagen und/oder Feriengeld in Prozenten

Diese Möglichkeit besteht, sollte aber nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden. Stellen Sie dabei auf der Personalkarte im Register "Statistik" das Feld "Arbeitsverhältnis" auf "Temporär".

Temporäre Mitarbeitende werden in der LSE nicht berücksichtigt. Stellen Sie auf der Personalkarte im Register "Statistik" das Feld "Arbeitsverhältnis" auf "temporär". Die Übermittlung von Personen im Personalverleih erfolgt von der Unternehmung, welche die Personen vermittelt. Die Einsatzbetriebe schliessen diese Personen daher über Arbeitsverhältnis "temporär" aus.

Einen Bericht zur Überprüfung der Daten gibt es nicht. Wir empfehlen, die wichtigsten Felder in der Personalliste einzublenden und diese zu kontrollieren. Zudem ist wichtig, dass die Lohnarten korrekt zugeteilt sind. Dafür empfehlen wir den Musterlohnartenstamm  Swissdec Richtlinien 5.0  in der Spalte "Statistik Monat/ Jahr".

Analog der anderen Meldungen (AHV/FAK oder Quellensteuer etc.) über "Lohn melden", unter Statistik. Übermitteln Sie die Statistik nicht zusammen mit anderen Meldungen. Als Meldeperiode gilt jeweils das Monatsenddatum. Die Meldung muss monatlich erfolgen. Im März, Juni, September und Dezember kann eine Antwort mit einem Fragebogen vom BfS zurückkommen, dieser muss zusätzlich beantwortet werden.

Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren Dynamics Partner oder den SwissSalary Support. Wenn die Meldung abgesetzt werden konnte und bereits eine Rückmeldung des BFS vorhanden ist, senden Sie uns die Rückmeldung bitte bei der Anfrage per Mail mit.

Weitere Informationen finden Sie beim BFS: 

ELM: Der Lohnstandard-CH | Bundesamt für Statistik (admin.ch) 

Oder schreiben Sie direkt an die Kontaktadresse für alle Fragen zu ELM Version 5.

elm@bfs.ch

 

Die Statistikmeldung kann nach dem Abrechnen des jeweiligen Lohnlaufs übermittelt werden. 

Per März / Juni / September / Dezember werden im Rahmen der Lohnmeldung Statistik die BESTA Daten (Beschäftigungsstatistik) erhoben.

Dies führt dazu, dass nach dem Melden der Statistik in der Kachel «Freigabe ausstehend» im Resultat Status «Dialog in Bearbeitung» aufgeführt wird. Zur Bearbeitung klicken Sie oben im blauen Balken auf die Benachrichtigung und anschliessend auf «ELM Dialog Liste anzeigen».

Bei «Dialoge mit Versicherer», «Verwalten – bearbeiten» wählen und die Fragen auf dem Formular «Qualitative Fragen der BESTA» beantworten. Danach kann die Antwort gesendet werden (oben links).

Der Zeitraum zwischen der Meldung und der Beantwortung der Fragen ist begrenzt, deshalb am besten die Dialog-Meldung umgehend bearbeiten. Lassen Sie die gesetzte Frist verstreichen, können die Fragen nicht mehr beantwortet werden und es muss eine neue Meldung ausgelöst werden. Das BFS meldet sich bei Ihnen wenn sie vergessen haben sollten die Fragen zu beantworten.

Ist in den Lohnstammdaten, Register Allgemein, die Stornosperre aktiv, wird mit dem Ausführen des ISO-Files der Lohnlauf in "ungebucht" verschoben.
Muss dieser dennoch storniert werden, wählt man in der Ansicht der ungebuchten Lohnläufe den betreffenden Lohn aus und wählt unter Aktionen "Stornosperre zurücksetzen". Dadurch verschwindet dieser Lohnlauf in der Liste der ungebuchten Lohnläufen und erscheint wieder bei "offen". Dort kann er wie gewohnt über "Aktionen", "Lohnlauf stornieren" storniert werden. Bitte führen Sie dies ausschliesslich durch, wenn noch keine Bankzahlungen ausgeführt wurden, da es ansonsten zu fehlerhaften oder doppelten Auszahlungen kommen kann!

Erscheint diese Meldung bei der Erstellung einer Testabrechnung, bedeutet dies, dass zusätzlich zum Austrittsdatum auf der Personalkarte in der Lohnlaufliste ebenfalls bereits mindestens ein Austrittsdatum eingetragen ist. Bitte prüfen Sie bei der betreffenden Person auf der Personalkarte über "Personal", "Lohnlaufliste", ob bereits ein Austrittsdatum eingetragen ist und entfernen Sie dieses. Sind mehrere Anstellungsperioden vorhanden müssten diese Ein- und Austritte vom neusten zum ältesten erst entfernt und anschliessend chronologisch vom ältesten zum neusten wieder eingetragen werden.

In Listenansichten, wie zum Beispiel "Personal aktiv", können weitere Spalten einblendet werden. Dies wird über die Funktion "Personalisieren", welche man über das Zahnrad oben rechts im schwarzen Balken aktiveren kann, gemacht. Danach wählt man links oben "+Feld". Es öffnet sich auf der rechten Seite eine Liste sämtlicher Spalten, die eingeblendet werden können. Die gewünschten Spalten können mittels drag & drop an die gewünschte Position gezogen werden. Nachdem die gewünschten Spalten eingeblendet wurden, klickt man oben auf "fertig".

Kann die Quellensteuer nicht mit ELM-Übermittelt werden, weil die Aufenthaltsbewillgung bei einem/einer Mitarbeitenden fehle, muss diese nicht nur auf der Personalkarte, sondern auch in der Lohnlaufliste ergänzt werden. Dazu öffnet man die entsprechende Personalkarte, klickt auf die Lasche "Personal" und wählt "Lohnlaufliste". Über "Liste bearbeiten" kann die Aufenthaltsbewilligung ergänzt werden. Falls die Spalte "Aufenthaltsbewilligung" ausgeblendet sein sollte, kann diese gemäss "Wie kann ich in der Cloud-Version neue Spalten einfügen?" eingeblendet werden.

Auslöser der Fehlermeldung ist meist, dass eine ausländische Ortschaft bei der Steuergemeinde zugewiesen ist oder die Ortschaft nicht korrekt mit den Tabelleneinträgen verknüpft ist. Für den bereits abgerechneten Lohnlauf muss für die Steuergemeinde die Zuweisung in der Lohnlaufliste korrigiert werden. Um die Daten mit dem nächsten Lohnlauf korrekt zu verarbeiten, muss die Erfassung auf der Personalkarte bereinigt werden. Zu prüfen sind immer PLZ und Ort sowie PLZ und Ort Steuergemeinde. Ist eine ausländische Ortschaft in dieser Tabelle nicht vorhanden, kann diese manuell ergänzt werden. Die Ort-ID wird ausschliesslich bei Schweizer Ortschaften eingetragen und kann bei ausländischen Ortschaften leer sein.

#Groupline Einträge in EasyRapport können auf einfache Weise gelöscht werden, indem man sich mit dem Mitarbeiter-Login und dem Passwort des Admin-Logins einloggt. Mit dieser Kombination kann die gesamte Zeile markiert und gelöscht werden. Die #Groupline Einträge entstehen, wenn bei Mitarbeitenden die EasyRapport-Gruppe gewechselt wird, die Mitarbeitenden mit der alten EasyRapport-Gruppe jedoch bereits Stunden rapportiert hatten.

Damit Änderungen in SwissSalary nachverfolgt werden können, kann das "Änderungsprotokoll" eingeschaltet werden.
Unter "Änderungsprotokoll Einrichtung", "Einrichten", "Tabellen" können die Tabellen ausgewählt werden, für die das Änderungsprotokoll eingeschaltet werden soll. Dazu fügen Sie in den gewünschten Tabellen in den Spalten "Einfügen protokollieren", "Bearbeiten protokollieren" sowie "Löschen protokollieren" den Wert "Alle Felder" ein.

Unter "Änderungsprotokollposten" können die protokollierten Daten eingesehen werden.

Das Änderungsprotokoll eignet sich beispielsweise in diesen Bereichen:

• Lohnart (Tabelle 3009099)
• Personalstamm (Tabelle 3009080)
• Lohnstammdaten (Tabelle 3009100)

Das Änderungsprotokoll sollte nicht eingerichtet werden in diesen Bereichen , da es SwissSalary massiv verlangsamen würde:

• EasyRapport Import
• Lohnposten
• Quellensteuertarif

Der Grund ist, dass die Lohnabrechnungen zum Löschen gesperrt sind. In der SwissSalary Dokumentenmanagement Einrichtung wird definiert ob die Lohnabrechnungen zum Löschen gesperrt sind oder nicht. Diese können in der Einrichtung auf «nicht gesperrt» gesetzt werden und somit kann der Lohnlauf storniert werden.

In den Kantonen GR, TI und VS ist der Quellensteuer-Tarif "F" per 01.01.2024 nicht mehr gültig und deshalb auch nicht mehr anwendbar. Bitte prüfen Sie die Quellensteuer-Tarife Ihrer Mitarbeitenden, sofern Sie den Kantonen GR, TI und/oder VS quellensteuerpflichtige Mitarbeitende haben und setzen Sie den korrekten Tarif zwingend vor dem Abrechnen des ersten Lohnes im Januar 2024.

Italienische Grenzgänger mit Wochenaufenthalt in der Schweiz werden neu nach den Tarifen A, B, C und H abgerechnet.

Wichtig: Zu beachten ist  zudem die Unterscheidung zwischen "alten" und "neuen" Grenzgängern. Siehe dazu die Anweisungen des Quellensteueramtes  Kanton Tessin Informazioni-sulle-imposte-alla-fonte

 

Ja, es gibt Kantone, welche nur QST Tarife mit (Y) oder ohne (N) veröffentlichen. SwissSalary prüft bei der Erfassung einer Person, ob es die Auswahl im Tarif-File gibt. Sie können dies entweder beim jeweiligen Kanton prüfen oder die Tarife in SwissSalary über die Lohnstammdaten aufrufen. Filtern Sie den Kanton und das aktuelle Jahr, prüfen Sie dann, ob Tarife mit und ohne Kirchensteuer aufgelistet werden. Rückwirkende Korrekturen können innerhalb des Jahres über die TimeMachine beim Feld Kirchensteuer ja / nein verarbeitet werden per 1.1. des betroffenen Jahres.

Ja, seit der QST Reform 2021 müssen alle Kantone jährlich ein Tarif-File veröffentlichen. Dies auch, wenn von den Ansätzen her keine Änderung vorgenommen wurde. Bitte aktualisieren Sie die QST Tarife daher immer vor dem ersten Lohnlauf und erneut, falls ein Kanton dann nachträglich noch Änderungen vornimmt. Dies gilt auch für die Kunden, welche SwissSalary in der Cloud nutzen.

Wird eine Person aus der Quellensteuerpflicht entlassen, soll nur das Feld Pflichtigkeit umgestellt werden. Sowohl der QST-Kanton wie auch die Tarifangaben müssen auf der Personalkarte weiterhin erfasst bleiben.

Ist das Ende der Quellensteuerpflicht auf den Erhalt der Niederlassungsbewilligung (C) zurückzuführen, kann das Datum im entsprechenden Feld erfasst werden. Damit wird es in der Übermittlung berücksichtigt.

Gemäss aktuellem Stand wenden die Kantone FR, GE, TI, VD und VS das jährliche und die restlichen 21 Kantone das monatliche Berechnungsmodell an. Die entsprechende Einrichtung in den Lohnstammdaten ist bei Initialisierung entsprechend hinterlegt und soll keinesfalls verändert werden. 

Welches sind die grundlegenden Unterschiede der beiden Modelle?

Steuerperiode
Monatsmodell = Monat
Jahresmodell = Kalenderjahr

Quellensteuer-Lohn
Monatsmodell = Bruttomonatseinkommen
Jahresmodell = Bruttomonatseinkommen

Quellensteuer-Satzbestimmender Lohn
Monatsmodell = Bruttomonatseinkommen
Jahresmodell = Jahresbruttoeinkommen geteilt durch 12

Jahresausgleich
Monatsmodell = unzulässig
Jahresmodell = zwingend

Kanton mit monatlicher Berechnung:
Das satzbestimmende Einkommen berechnet sich durch Hochrechnung der periodischen Lohnwerte auf 30 Tage und Addition der aperiodischen Lohnwerte. Zu beachten sind allfällige weitere Einkünfte, welche ebenfalls berücksichtigt werden müssen.

Kanton mit jährlicher Berechnung:
Beim jährlichen Modell sind die Anstellungstage des aktuellen Kalenderjahres massgebend und die Periodischen Lohnwerte werden auf 360 Tage hochgerechnet, dann die aperiodischen Lohnwerte addiert und diese Zwischensumme durch 12 geteilt und so auf einen Monat umgerechnet. Zu beachten sind allfällige weitere Einkünfte, welche ebenfalls berücksichtigt werden müssen.

Wird beim Lohn abrechnen als Abrechnungsperiode mittels von und bis Datum nicht der ganze Monat eingeschlossen, erfolgt eine Hochrechnung für die Satzbestimmung.

Die Umrechnung erfolgt zu den vertraglichen Bedingungen, wie sie in SwissSalary hinterlegt sind. Beispiel: Eine Person ist bei Ihnen in einem 50 % Pensum angestellt und erhält dafür CHF 5'000.00. Wenn die Person weitere Einkünfte  bei einem anderen Arbeitgeber von CHF 1'500.00 verdient, das Pensum jedoch unbekannt ist, dann ist die Rechnung wie folgt:

50 % ÷ 5000 x 1500 = 15 %

In diesem Fall würden Sie im Feld "Beschäftigungsgrad weitere Einkünfte" den Wert 15.00 eintragen. Dies führt in der Berechnung des satzbestimmenden Einkommens zu 65 % (50 % + 15 %).

	Checkliste für Quellensteuerpflichtige (Word)
	Checkliste für Quellensteuerpflichtige (PDF)

• Leistungen, die in den Ziffern 1, 2 oder 7 des Lohnausweises aufzuführen sind, gelten in der Regel als periodisch.
• Leistungen, die in den Ziffern 3, 4 oder 5 des Lohnausweises aufzuführen sind, gelten in der Regel als aperiodisch.
• Leistungen, die in der Ziffer 6 des Lohnausweises aufzuführen sind, gelten je nach Charakter der Leistung als aperiodisch oder periodisch.

Für die Besteuerung und Abrechnung als sozialversicherungspflichtige Lohnbestandteile ist die Auszahlungslohnart massgebend. Es sind deshalb die Lohnarten für die Auszahlung mit Steuerpflicht, QST-Pflicht und Sozialversicherungen zu versehen. Allfällige aktivierte Pflichtigkeiten auf Rückstellungslohnarten sind zu entfernen. 

KLE steht für "Kundenintegrierter Leistungsprozess vom Anspruch bis Erbringung"

Dieser neue optionale Swissdec-Standard wurde von SwissSalary bereits als Pilot ab Sommer 2019 entwickelt und ab Winter 2019/2020 mit 3 bestehenden Kunden pilotiert. Die wertvollen Erfahrungen der Pilotkunden flossen wiederum in die Richtlinien und Zertifizierungs-Richtlinien ein.

Mit KLE können unsere Kunden ab sofort ihre ersten Unfall-Meldungen komplett digital aus der Lohnbuchhaltung erstellen. Es sind keine weiteren Fremdsysteme mehr notwendig. Von der Schadenmeldung durch den Mitarbeitenden über die Unfallmeldung und Verarbeitung bis zur Verarbeitung des Taggeldes im Lohnbereich erfolgt der gesamte Prozess digital via ELM.

KLE steht unseren SwissSalary Plus-Kunden ab sofort zur Verfügung. SwissSalary ist einer der ersten Lohnbuchhaltungs-Hersteller in der Schweiz, welcher diesen neuen Standard anbieten kann.

Die kompletten SwissSalary KLE Funktionalitäten sind mit dem Release 5059 und mit SwissSalary Modul Plus verfügbar.

Das SUA Zertifikat, welches Sie für die sichere Übermittlung der Daten benötigen, ist kostenlos.

Es müssen einige Einrichtungen bei den Lohnstammdaten und in den Lohnarten vorgenommen werden. Der Gesamtaufwand für einen Mandanten beträgt ca. drei Stunden à CHF 220.00 aus (Einrichtung, Schulung). Die Einrichtungen weiterer Mandanten können nach der Schulung selbständig vorgenommen werden.

Der ganze Einrichtungsprozess ist im Gesamthandbuch von SwissSalary im Kapitel ‘KLE Case Management’ beschrieben. Anhand der Angaben in den ‘einmaligen Einrichtungen’ ist eine selbständige Einrichtung möglich.

Im Moment sind nur Schadenmeldungen an die SUVA möglich. Die beiden Versicherer, SWICA und ZURICH, sind momentan mit SwissSalary Kunden in KLE Pilotprojekten unterwegs. SWICA meldet erste erfolgreiche Schadenmeldungen mit SwissSalary Pilot Kunden.

Meldungen an die Krankentaggeldversicherungen sind bei beiden Versicherungen ab 2024 zu erwarten.

Quelle: https://www.swissdec.ch/de/ueber-swissdec/

Swissdec ist ein nicht gewinnorientiertes Gemeinschaftsprojekt mehrerer unabhängiger Partner und das Qualitätslabel für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen und Versicherern sowie Behörden.

Als zentrale Informationsplattform zur Standardisierung des elektronischen Datenaustausches bietet Swissdec folgende Dienstleistungen:

• Swissdec stellt Know-how für die Standardisierung bereit
• Dient dem Informationsaustausch zwischen allen Interessierten wie Software-Anwendern, ERP-Herstellern, Unternehmen, Verbänden, Ämtern und Organisationen
• Überwacht die sichere Datenübertragung
• Zertifiziert die erfolgreich geprüften Lohnprogramme

Die Lohmeldungen aus SwissSalary können ab der Version 5063.000 (Frühjahr 2024) mit den Standards Swissdec 5.0 oder Swissdec 5.1 erfolgen. 

Sollten Sie bei einer Lohnmeldung einen Fehler erhalten, bspw.:

«The transmission has been rejected because the document has been sent by a non-certified transmitter or has not been signed»,

muss der Standard in allen Mandanten zurückgesetzt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 

1. Lohnstammdaten
2. Domäneneinrichtung
3. Swissdec Einrichtung
4. ELM
5. Bearbeitung aktivieren und Standard wiederherstellen 

 

Zum Videotutorial

Bei Bedarf kann in den globalen Einstellungen in Direct die Überprüfung der E-Mailadresse eingeschaltet werden. Dadurch wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse, mit welcher sich der Mitarbeitende in SwissSalary Direct anmeldet, mit der E-Mail-Adresse auf der Personalkarte des entsprechenden Mitarbeitenden übereinstimmt. Ist diese aktiviert, muss auf der Personalkarte im Feld "Elektronischer Versand" entweder "Private E-Mail" oder "Firma E-Mail" ausgewählt werden. Ausserdem muss die jeweilige gewählte E-Mailadresse auf der Personalkarte eingetragen sein. Die Prüfung der Übereinstimmung ist ein zusätzliches Sicherheitskriterium und nicht zwingend.

Wurde keine E-Mailadresse hinterlegt oder im Feld "Elektronischer Versand" keine Auswahl getroffen, erhält der Mitarbeitende die Meldung "Ihr Konto wurde noch nicht aktiviert. Bitte versuchen Sie es später nochmal oder kontaktieren Sie Ihr HR Team". In einem solchen Fall muss eine E-Mailadresse hinterlegt bzw. im Feld "Elektronischer Versand" eine Auswahl getroffen werden und danach zwingend eine Synchronisierung durchgeführt werden. Wenn die E-Mailadresse auf der Personalkarte geändert wird, muss SwissSalary Direct danach auch synchronisiert werden.

Hat ein Mitarbeitender eine neue E-Mailadresse, ändert man diese idealerweise wie folgt: Er loggt sich mit der alten E-Mailadresse ein und hinterlegt in den Einstellungen unter "Benutzername ändern" die neue E-Mailadresse. Erst danach ändert das HR in SwissSalary auf der Personalkarte die E-Mailadresse und synchronisiert SwissSalary Direct. Die E-Mailüberprüfung ist nur bei der Registration aktiv und muss nach erfolgreicher Registration nicht mehr berücksichtigt werden.

Der Mitarbeitende kann das Passwort eigenständig ändern, in dem er auf der Login-Maske auf den Button "Passwort vergessen?" klickt. Er erhält nach Eingabe der korrekten E-Mailadresse per Mail einen Link für die Bestätigung des neuen Passwortes. Die Gültigkeit dieses Links ist von kurzer Dauer, daher sollte der Mitarbeitende das neue Passwort schnellstmöglich bestätigen.

Bereits via SwissSalary Direct versendete Dokumente können in SwissSalary gelöscht werden. Dazu klickt man im Rollencenter auf Verwaltung, SwissSalary Direct. Dort findet man unter der Lasche "Zugehörig" den Bereich Dokumente, in welchem sämtliche versendete Dokumente angezeigt werden und einzeln gelöscht werden können. Nach dem Löschen muss SwissSalary Direct zusätzlich synchronisiert werden, damit den Mitarbeitenden das Dokument nicht mehr angezeigt wird.

Teilweise können bereits via Direct gesendete Dokumente im Dossier nicht mehr gelöscht werden. Dies liegt daran, dass der Dokumenttyp für das Löschen gesperrt ist. Um dies kurzzeitig zu ändern, kann über die Lupe oben rechts nach "Dokument" (SwissSalary Dokumentenmanagement Einrichtung) gesucht werden. Dort wechselt man beim betreffenden Dokumenttyp in der Spalte "Dokument löschen" die Auswahl von "gesperrt" zu "nicht gesperrt".

Im Rollencenter in SwissSalary, Verwaltung, SwissSalary Direct findet man in der Lasche "Berichte" "Registrierungscodes". Hier können die Registrierungscodes pro Mitarbeitenden, Abteilung, Abrechnungskreis etc. gefiltert werden.

Dieser Hinweis kann beim Direct-Versand / Versand Dossier erscheinen. In diesem Fall muss geprüft werden, ob in der Tabelle "SwissSalary Dokumentenmanagement Einrichtung" in der Spalte "Dokument Typ" "Dokument" angewählt ist. Sie finden die Tabelle oben rechts über die Suchfunktion.

Wenn das Konto gesperrt ist, der Mitarbeitende jedoch erfolgreich registriert ist und die E-Mailadresse bestätigt wurde, liegt dies vermutlich daran, dass mehrfach versucht wurde sich mit einem falschem Passwort einzuloggen. In einem solchen Fall sollte getestet werden, ob das Login in einem anderen Browser funktioniert. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, kann der Mitarbeitende über den Admin-User entregistriert werden, sodass er/sie sich danach erneut registrieren kann. Wie Sie Mitarbeitende entregistrieren können sehen sie hier:

SwissSalary Direct | Entregistrierung - YouTube

 

Im Rollencenter unter Verwaltung, SwissSalary Direct kann im Feld "Textblock für Registration" ein Text erfasst werden, der zusammen mit dem Registrierungscode auf die Lohnabrechnung gedruckt wird. Sobald sich der Mitarbeitende für SwissSalary Direct registriert hat, wird der Text nicht mehr auf der Lohnabrechnung angezeigt. Wird der Zusatztext fälschlicherweise erst beim Erstellen der Lohnabrechnungen in den Optionen hinzugefügt, dann erscheint der Text mit dem Registrierungscode bei sämtlichen Mitarbeitenden, also auch bei den bereits registrierten. Löschen Sie den Zusatztext bei der Lohnabrechnung und hinterlegen Sie den Zusatztext nur in der SwissSalary Direct Einrichtung.

Wird bei einem einzelnen Mitarbeitenden der Registrierungscode nicht angezeigt, lohnt es sich die Übersetzung des Zusatztextes sowie auf der Personalkarte den Sprachcode (DEU/FRA/ITA anstelle des korrekten Codes DES/FRS/ITS) zu überprüfen.

Bei dieser Meldung konnte die Mailüberprüfung nicht erfolgreich vorgenommen werden. Entweder ist keine Mailadresse auf der Personalkarte erfasst, oder das Feld "Elektronischer Versand" wurde nicht gepflegt. Überprüfen Sie diese Angaben auf der Personalkarte des Mitarbeitenden, ergänzen Sie diese und führen Sie zwingend eine Synchronisation mit SwissSalary Direct aus. Danach kann sich der Mitarbeitende neu registrieren.

In einem solchen Fall existiert der Mitarbeitende vermutlich bereits in einem anderen Mandanten. Sobald die Meldung "Access denied" erscheint, sollte der Mitarbeitende oben rechts über Benutzer Einstellungen unter "Registrierungscode eingeben" einen weiteren Registrierungscode eingeben können. Erst nachdem der Mitarbeitende sich mit seinen neuen Zugangsdaten einmal an- und abgemeldet hat, kann die Registrierung im alten Mandanten zurückgesetzt werden.

Diese Fehlermeldung erscheint, wenn das Kundenadmin Passwort nicht stimmt. Dieses kann, sofern man Zugriff auf E-Mailadresse hat, zurückgesetzt werden. Das Passwort muss danach auch in SwissSalary geändert werden. Danach muss SwissSalary Direct synchronisiert werden. Wenn mehrere Firmen unter der gleichen Subdomain existieren, muss das Passwort in sämtlichen Mandanten angepasst werden.

Arbeitet ein Mitarbeitender für mehrere Firmen, kann er sich mit seinem gewohnten Benutzername und Passwort einloggen und über "Benutzer Einstellungen" den Registrierungscode der zweiten Firma eintragen. Danach kann er wie folgt zwischen den beiden Firmen hin und her wechseln.

Hat ein Mitarbeitender eine neue E-Mailadresse und keinen Zugriff auf die alte E-Mailadresse und kann das Passwort dadurch nicht selbstständig zurücksetzen, können Sie sich in Direct mit dem Administrator einloggen und den betreffenden Mitarbeitenden über den Button "Entregistrieren" disaktivieren. Nach einer Synchronisation von Direct in SwissSalary kann sich der Mitarbeitende neu registrieren. Der Registrierungscode bleibt unverändert und die bereits hochgeladenen Dokumente bleiben erhalten.

In den globalen Einstellungen von SwissSalary Direct kann definiert werden, wie lange die Mitarbeitenden nach dem Austritt noch auf SwissSalary Direct zugreifen dürfen. Während dieser Dauer gelten die Mitarbeitenden weiterhin als registriert und werden für die Verrechnung berücksichtigt.

In dieser Tabelle werden durch den EasyRapport Transfer die Daten aus EasyRapport zwischengespeichert. Beim Transfer in die EasyRapport Import Tabelle erfolgt keine Plausibilitätsprüfung, ob die erfasste Lohnart vom Mitarbeitenden erfasst werden darf. Erst bei der Aktion «EasyRapport Posten holen» werden die Daten aus dieser Tabelle ins Rapportierungsjournal importiert und geprüft. Ist eine Lohnart beispielsweise gesperrt, kann diese auch nicht ins Rapportierungsjournal geholt werden. Es erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. 

Prüfen Sie, ob Sie die Aktion im richtigen Rapportierungsjournal ausgeführt haben. Pro EasyRapport Gruppe kann ein Rapportierungsjournal definiert werden. Haben Sie mehrere EasyRapport Gruppen mit unterschiedlichen definierten Journalen, dann müssen Sie pro Rapportierungsjournal die EasyRapport Posten holen. 

Löschen Sie auf keinen Fall die Zeitdaten aus dem Rapportierungsjournal. Ansonsten können die gelöschten Zeitdaten nur mittels zurücksetzen des Synchronisierungsdatums geholt werden. Die Zeitdaten haben alle ein Belegdatum. Somit würden diese auch im jeweiligen Abrechnungsmonat erst berücksichtigt. Daher können die Zeiten ohne Probleme im Rapportierungsjournal verbleiben. Bei ergänzenden Fragen kontaktieren Sie Ihren NAV/BC Partner oder den Support von SwissSalary. 

Dieser Buchungszeitraum zeigt von welchem Startdatum bis zu welchem Enddatum Erfassungen im EasyRapport getätigt werden können. Es empfiehlt sich beim EasyRapport Posten holen, für den definitiven Lohnlauf, das Startdatum entsprechend anzupassen und die zu abrechnende Erfassungsperiode zu schliessen. 

Via Rollencenter über TapBoard/EasyRapport – Gruppen gelangen Sie in die EasyRapport Gruppen. Dort finden Sie ebenfalls die Felder Buchungen zugelassen von-bis. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und führen Sie den EasyRapport Transfer aus. Den Transfer können Sie direkt auf der EasyRapport Gruppe durchführen. 

Öffnen Sie das Rapportierungsjournal, in welchem sich die Zeitdaten befinden. Klicken Sie auf Zugehörig, Funktion, EasyRapport Karte drucken. Wählen Sie das gewünschte Monatsende und löschen Sie den Filter auf der Personalnummer. Das System generiert nun anhand aller Zeitdaten, welche in allen Rapportierungsjournal sind, die Zeitabrechnung. 

Ja, das funktioniert. Gehen Sie dazu in die EasyRapport Einrichtung und klicken Sie auf Auto-Sync Aktiviert. Dadurch öffnet sich die Aufgabenwarteschlange, wo Sie die Terminserie für den automatischen Transfer einrichten können. 

Für SwissSalary selbst, ist die Änderung der Personalnummer ohne Probleme möglich. Dies weil SwissSalary mit der ID der Personalkarte arbeitet. EasyRapport hingegen ist mit der Personalnummer verknüpft. Bitte wenden Sie sich vor der Änderung der Personalnummer an den Support von SwissSalary.

Dies bedeutet, dass kein gültiger Sprach-Code hinterlegt ist. Mit dem Suchbegriff «Sprachen» können Sie die fehlende Sprache hinzufügen.  

Prüfen Sie alle Personalkarten der Mitarbeitenden. Bei Visierer oder Stv. Visierer ist in der Aufzählung von mehreren Personalnummer das Zeichen | vorhanden, aber es folgt keine Nummer mehr. 

Prüfen Sie auf der Personalkarte des Mitarbeitenden, welche Arbeitsgruppe zugwiesen wurde. Suchen Sie mit dem Suchbegriff «Arbeitszeitkalender» in SwissSalary. Dort wählen Sie den betroffenen Arbeitszeitkalender und klicken auf «Absenzenvortrag schreiben» - Aktueller Kalender. Durch diese Aktion werden im System-Journal gemäss Abrechnungskreis die Feiertage gemäss Arbeitszeitkalender im Voraus rapportiert. Starten Sie danach den EasyRapport Transfer. Die Feiertage sollten nun ersichtlich sein. 

Diese Meldung kann verschiedenste Ursachen haben. Die häufigsten sind, dass bei einem Neueintritt keine Arbeitsgruppe auf der Mitarbeiterkarte zugewiesen wurde oder dass der Einheit Fixwert auf der Arbeitsgruppe fehlt. 

Die EasyRapport Karte zeigt die Zeitdaten vor dem Lohnlauf an. Die Rapportierungskarte die abgerechneten Zeitdaten nach verbuchen des Lohnlaufes. 

Die #Groupline Einträge entstehen, wenn bei Mitarbeitenden die EasyRapport-Gruppe gewechselt wird, die Mitarbeitenden mit der alten EasyRapport-Gruppe jedoch bereits Stunden rapportiert hatten. #Groupline Einträge in EasyRapport können auf einfache Weise gelöscht werden, indem man sich mit dem Login des Mitarbeitenden und dem Admin-Passwort einloggt. Bevor Sie die Einträge löschen, prüfen Sie was es für Einträge waren. Mit dieser Kombination kann die gesamte Zeile markiert und gelöscht werden. Erfassen Sie nach der Löschung die Daten in den korrekten Groupline. Prüfen Sie beim nächsten Lohnlauf das Rapportierungsjournal ob allenfalls diese Zeiten noch vorhanden sind. 

Prüfen Sie im SwissSalary auf der Personalkarte des Mitarbeitenden, ob der «Verwalter» im Register EasyRapport hinterlegt ist. Der Verwalter ist diejenige Person welche Zeitdaten im EasyRapport erfassen darf. Im Normalfall ist dies die Personalnummer des Mitarbeitenden selbst. Es kann aber auch ein Vorgesetzter sein. 

Gehen Sie dazu in die betroffene EasyRapport Gruppe. In den Rapporttypen finden Sie die Spalten Obere Grenze / Untere Grenze. Falls diese bei Ihnen nicht standardmässig eingeblendet sind, können diese mittels «Personalisieren» einblenden. Geben Sie nun in der zu sperrenden Zeile bei Obere Grenze 0.1 und bei der Untere Grenze 1 ein. Durch die Eingabe übers Kreuz wird die Zeile im EasyRapport zur Eingabe gesperrt. Starten Sie danach den EasyRapport Transfer. 

Loggen Sie sich im EasyRapport mit Ihrem Admin-Login ein. Klicken Sie oben rechts auf das «Zahnrad». Unter «Rapportierung» klicken Sie bei «Tagesrapportierung anzeigen» auf «Ja». Danach werden die Kommen / Gehen Blöcke angezeigt. 

In der Rubrik EasyRapport auf der Personalkarte müssen die Felder EasyRapport Gruppe,  Login und Passwort abgefüllt sein. 

Prüfen Sie, ob die EasyRapport Gruppe noch auf der Personalkarte des Mitarbeitenden zugewiesen ist. Das TapBoard basiert auf dieser zugewiesenen Gruppe. 

Prüfen Sie mit dem Admin-Login ob die Settings 'Zeitstempeln aktivieren' und 'Tagesrapportierung anzeigen' mit 'JA' eingerichtet sind. 

Damit sich die Mitarbeitenden nur noch via SSO anmelden können, muss das Passwort auf der Personalkarte im Register EasyRapport gelöscht werden. 

Ja dies funktioniert. Dafür darf aber bei denjenigen Personen mit Admin-Login das Passwort auf der Personalkarte nicht gelöscht werden. 

Das Akonto-Verfahren. Bei diesem Verfahren werden alle Zeitdaten immer monatsgetreu abgerechnet. 

Nein

Nein

Ja, das ist möglich

Die Freigabe kann pro Tag, pro Rapportierungszeile oder pro Monat erfolgen

EasyRapport kann keine Prüfung anhand definierter Vorgaben vornehmen und folglich auch keine Fehlermeldung ausgeben. 

Ja, diese Einrichtung ist möglich

In EasyRapport können auch Belege erfasst werden. Die möglichen Dateitypen sind .pdf.jpg.jpeg.png.tiff.gif.bmp

Dies bedeutet, dass die aufgeführte Sprache in SwissSalary nicht vorhanden ist. Für den EasyRapport-Transfer müssen mindestens Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch hinterlegt sein. Mit dem Suchbegriff 'Sprachen' können Sie die fehlende Sprache hinzufügen. 

Hierbei handelt es sich um Lohn-Posten einer gesperrten Dimension. Diese können nicht importiert werden und der Import wird abgebrochen. Bitte setzten Sie sich mit dem Kostenstellen-Verantwortlichen in Verbindung, damit geregelt werden kann, was mit diesen Posten geschehen soll. Die aktuellen Posten im Import-Journal müssen gelöscht werden, damit der Schritt 'Posten holen' weiter ausgeführt werden kann.

Es können dieselben Daten für alle Mandanten eines Kunden verwendet werden. Der EasyRapport Transfer funktioniert pro Mandant. Auch findet eine Prüfung des Mandanten Namen statt, somit ist sichergestellt, dass die synchronisierten Posten in den richtigen Mandanten gelangen.

Es besteht die Möglichkeit des Firmen-Switch. Den detaillierten Beschrieb finden Sie in unserem EasyRapport Manual.

Diese Meldung wird aus diversen Gründen generiert:

• Das Eintrittsdatum des betroffenen Mitarbeitenden liegt in der Zukunft.
• Das eingegebene Passwort ist falsch. -> Dieses kann per 'Passwort vergessen' neu generiert werden. Hierzu erhält die betroffene Person eine Mail mit einem vorgegeben Passwort. Achtung! Ist eine Firma E-Mail Adresse auf der Personalkarte vorhanden, wird die Mail immer an diese Adresse zugestellt. Auch wenn als Benutzername die private E-Mail Adresse verwendet wird.
• Die E-Mail Adresse ist falsch. -> Bitte kontrollieren Sie auf ob die E-Mail Adresse auf der Personalkarte richtig geschrieben ist.

In diesem Fall ist die aufgeführte Lohnart generell gesperrt oder für den Lohncode des Mitarbeitenden gesperrt. Wichtig: Sobald eine Fehlermeldung beim EasyRapport Posten holen erscheint, dann sind die Daten nur bis zu diesem Datensatz importiert worden. Erst wenn die Meldung erscheint  Total X Posten in das Journal geschrieben, sind wirklich alle Posten für dieses Rapportierungsjournal vorhanden.